Sokos Hotellit tarjoavat alustan maanlaajuisille hybriditapahtumille

10.11.2020
 
Live-kohtaamiset ja virtuaalitapahtumat yhdistellään sujuvasti hybriditapahtumalla. Sokos Hotels -ketju tarjoaa alustan hybriditapahtumille 31 kaupungissa ympäri Suomen.
Suomen vastuullisin, arvostetuin ja luotetuin hotelliketju toteuttaa tapahtumat yhdessä yhteistyökumppaniensa kanssa, turvallisesti ja toimitusvarmasti. 
 
Sokos Hotellien hybriditapahtumapalvelun avulla väki kootaan pienemmissä ryhmissä yhteisen asian äärelle, onpa sitten tarve suunnitella, juhlia tai oppia yhdessä. Tapahtuma voidaan toteuttaa useammalla Sokos Hotels -paikkakunnalla samalla kertaa, ja esitys striimata osallistujille mistä tahansa Sokos Hotellista. "Lisäksi voimme tarjoilla yhtenäisen menun kaikille osallistujille. Se lisää tapahtuman yhteisöllisyyttä", konseptipäällikkö Jussi Haataja SOK Matkailu- ja ravitsemiskaupan ketjuohjauksesta kertoo. 
"Hybridikokous on hyvä ja elämyksellinen vaihtoehto muun muassa palkitsemistapahtumiin, lanseerauksiin ja elämyksellisiin pikkujouluihin. Se on pelkkää virtuaalikokousta sosiaalisempi vaihtoehto."
 
Sokos Hotelleissa hybriditapahtumat toteutetaan yhteistyössä paikallisten ja valtakunnallisten yhteistyökumppanien kanssa. Sujuvalla tekniikalla on erittäin olennainen rooli tapahtuman onnistumisessa.
Tapahtumatekniikkayritys Bright on yksi ketjun valtakunnallisista yhteistyökumppaneista. Myyntijohtaja Mika Smolanderin mukaan laadukas tapahtuma syntyy luovalla suunnittelulla sekä varmalla teknisellä ja tuotannollisella osaamisella. "Asiakkaan tarvitsee vain huolehtia sisällöstä. Me hoidamme tekniikan ja aikataulutuksen. Asiakkaiden sietokyky on tänä päivänä todella pieni, joten kaiken pitää toimia moitteettomasti. Sokos Hotelleissa on laadukkaat fasiliteetit sekä hyvä saavutettavuus, mikä tuo toimitusvarmuutta tapahtumaan", Smolander toteaa. 
 
Mikä rooli asiakkaalle sitten jää tapahtuman onnistumisessa? "Virtuaalisissa tapahtumissa asiasisältö on tärkeässä roolissa, jotta kiinnostus säilyy. Yrityksen tapahtumavaraajan kannattaakin nähdä vaivaa esiintyjien valinnassa ja sisällön suunnittelussa. Tapahtumatoimistot auttavat vaikuttavan ja kiinnostavan sisällön luomisessa", Smolander vinkkaa.
"Lisäksi on tärkeää miettiä, miten tärkeyden tunne tuodaan etänä osallistuville. Eli mitä heille tarjotaan sillä välin, kun kokoukseen fyysisesti osallistuvat lähtevät lounaalle. Onko se keynote-puheenvuoro vai jotain muuta", Smolander miettii.
 
Tätä mietitään myös Sokos Hotelleissa. "Nyt pohdinnassa on, miten toimitamme ravintolatason kokous- ja juhlatarjoilut kotitoimistoissa istuville tapahtumavieraille", Haataja kertoo ketjun suunnitelmista.
 
Varaukset: pääkaupunkiseudulle Sokos Hotels Myyntipalvelu, puh. 020 1234 600, ma-pe klo 8–18, muualle Suomeen suoraan hotelleista, ks. yhteystiedot »
 
Lisätietoja: Jussi Haataja, konseptipäällikkö, puh. 050 576 4585, jussi-pekka.haataja@sok.fi
 
 
Tapahtuma hybridinä – termit
 

Webcast = suora verkkolähetys, johon osallistutaan passiivisesti

Striimaus = esitys suoratoistetaan tekniikan avulla isolle joukolle osallistujia

Live-kokoontuminen = tapahtumavieraat tapaavat fyysisesti tapahtumatilassa

Virtuaalitapahtuma = puhuja tuodaan tapahtumaan livestriimin välityksellä. Myös etäpisteitä, pienistä tai isoista, osallistutaan tapahtumaan aktiivisesti.

Hybriditapahtuma = live-kokoontumiset ja virtuaalitapahtuman yhdistävä tapahtumamalli.

  • kokous-/tapahtumapäivä kuvataan livelähetyksenä ja etäosallistujat voivat seurata tapahtumaa omalta tietokoneeltaan, mobiililaitteeltaan tai yhteiseltä näytöltä yhteisessä tilassa
  • etäosallistujat voivat helposti osallistua live-lähetykseen esimerkiksi chatin kautta
  • etäpuheenvuorot voidaan ottaa helposti osaksi tapahtumaa eli puhujia/esiintyjiä voi olla useammalla paikkakunnalla
  • tapahtuma voidaan jakaa toteutettavaksi useammalla Sokos Hotels -hotellipaikkakunnalla tai useammassa hotellissa samanaikaisesti
  • livelähetys tallennetaan ja tallenne on jaettavissa 3 kk ajan; siitä voidaan tarvittaessa myös editoida lyhyempiä pätkiä