Registerdeklaration

Registerdeklaration

Rum och personer


Ta bort Rum

Rum

Vuxna

Barn (3-15 år)

Barn 3–15 år sover i extrasäng

Barn (0-2 år)


1
2
3
4
+ Lägg till barn (0–2 år)

+ Lägg till rum
 Rekisteriseloste

Registerbeskrivning och hantering av personuppgifter gällande privatkunder på Sokos Hotels

25.03.2013

REGISTERBESKRIVNING

Personuppgiftslagen (523/99) 10 §

Upprättad: 9.12.2002

1. Den registeransvarige

Namn: SOK och de hotell och restauranger som vid tidpunkten hör till Sokos Hotels-kedjan

Kontaktuppgifter: SOK, PB 1, 00088 S-GRUPPEN, tfn 010 76 8011

2. Kontaktperson

Peter Jung

Kontaktuppgifter: PB 68, 00088 S-GRUPPEN

3. Registrets namn

Kundregister för SOK och de hotell och restauranger som hör till Sokos Hotels-kedjan.

4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter (registrets ändamål)

Den registeransvarige behandlar kundernas personuppgifter för följande ändamål:

  • hantera och utveckla kundrelationen
  • hantera bokningar
  • betala samt övervaka och inkassera betalningar
  • marknadsföra den registeransvariges varor och tjänster
  • utveckla den registeransvariges affärsverksamhet och den därtill hörande kundservicen
  • göra bordsbokningar för kundernas måltider och boka konferensrum
  • följa upp och analysera information om kundernas intressen samt deras val och önskemål när det gäller inkvartering och restaurangmåltider, och utveckla den därtill hörande kundservicen
  • registrera funktioner och förmåner enligt stamkundsprogrammet
  • beakta stamkundernas önskemål och utveckla kundservicen samt anpassa utbudet
  • registrera förmåner hos de samarbetsföretag som hör till stamkundsprogrammet.

Behandlingen av personuppgifterna grundar sig på 8 § 1 mom. 1, 2, 5 och 6 punkten i personuppgiftslagen.

5. Registrets datainnehåll

Följande uppgifter om kunderna samlas in och sparas:

  • kunduppgifter: namn, födelsetid, kundnummer, kontaktuppgifter (t.ex. telefon- och mobiltelefonnummer samt e-postadress och annan elektronisk adressuppgift) för att kunna kontakta kunden, titel eller yrke, språkkod, kön, nationalitet, antalet vuxna och barn som övernattat med kunden samt kontaktuppgifter för faktureringen
  • kundresponsuppgifter: uppgifter om kundnöjdheten, kommentarer om den registeransvariges tjänster och andra uppgifter som fåtts med kundens samtycke
  • bokningsuppgifter (t.ex. uppgifter om tidigare och kommande bokningar)
  • uppgifter om användning av tjänster: t.ex. vilka tjänster kunden har använt, köpt och annullerat samt vilket hotell eller vilken restaurang som tillhandahöll tjänsten
  • uppgifter om kundens önskemål och val: t.ex. rökfritt rum eller bord, uppgifter om rumskategori och uppgifter om tjänster som kunden önskat
  • uppgifter om kundens betalningssätt och betalningsbeteende (inklusive försenade betalningar) samt faktureringsuppgifter
  • kundens samtycke till direktmarknadsföring via e-post, textmeddelande eller andra automatiska system
  • uppgifter om förbud mot direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring enligt lagstiftningen
  • uppgift om huruvida kunden hör till den registeransvariges eller dennes samarbetsföretags stamkundssystem eller liknande system samt uppgifter som behövs för att kunden ska få den förmån systemet ger
  • uppgifter om stamkundskort (t.ex. kortets nummer och giltighetstid)
  • uppgifter om användning av den registeransvariges tjänster per kort (t.ex. övernattningar och köp)
  • stamkundens intjänade poäng och betalda pluspoäng
  • uppgifter om hobbyer och intressen
  • övriga uppgifter som samlas in med kundens samtycke (t.ex. om rörelsehinder, handikapp och sjukdomar som kunden uppgett och som är nödvändiga för att tillhandahålla den tjänst som kunden önskar)

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna om kunden fås med kundens samtycke av honom eller henne själv (8 § 1 mom. 1 punkten i personuppgiftslagen) och via transaktioner i anknytning till kundens bokningar och köp av tjänster (8 § 1 mom. 2 och 5 punkten i personuppgiftslagen). Personuppgifter kan även samlas in, sparas och uppdateras med hjälp av Befolkningsregistercentralens register eller något annat register som upprätthålls av en registeransvarig som tillhandahåller adresstjänster, uppdateringstjänster och liknande tjänster.

7. Regelmässigt utlämnande och översändande av uppgifter utanför EU eller EES

Kundernas personuppgifter utlämnas regelmässigt till bonussystemet för SOK:s tjänster för ägarkunder samt till de organisationer som ingått samarbetsavtal med den registeransvarige.

Kundens personuppgifter utlämnas och översänds även utanför EES när den inkvarteringstjänst eller annan tjänst som kunden önskar förutsätter detta. Utlämnande och översändande av uppgifter grundar sig på kundens samtycke och begäran (23 § 1 och 2 punkten i personuppgiftslagen).

Kundernas personuppgifter utlämnas regelmässigt till marknadsföringsregistret för SOK och de hotell och restauranger som hör till Sokos Hotels-kedjan efter att den sakliga anknytningen mellan den registeransvarige och kunden har brutits.

8. Principerna för skyddet av registret

A. Manuellt material

Material i manuellt format förvaras i lokaler som tillhör SOK och de hotell som hör till Sokos Hotels-kedjan. Lokalerna är låsta och bevakade.

 

B. ADB-register

Rätten att använda registret är begränsad enbart till personer som är anställda av SOK och de hotell som hör till Sokos Hotels-kedjan och som behöver registret i sitt arbete. Dessa personer använder registret med hjälp av användarnamn och lösenord.

Uppgifterna sparas i S-gruppens slutna nät. Nätet är skyddat tekniskt med en brandvägg.

INFORMATION TILL KUNDERNA ENLIGT 24 § I PERSONUPPGIFTSLAGEN

Registerbeskrivning

Registerbeskrivningen gällande kundregistret för SOK och de hotell som hör till Sokos Hotels-kedjan finns till påseende i SOK:s lokaler på adressen Flemingsgatan 34, 00510 Helsingfors och på webbplatsen www.sokoshotels.fi. Registerbeskrivningen finns också till påseende på alla hotell som hör till Sokos Hotels-kedjan.

Rätt till insyn och rätt till rättelse av en uppgift

Kunden har rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som har införts i kundregistret. Om kunden vill utöva sin rätt till insyn ska han eller hon skicka en egenhändigt undertecknad begäran om insyn till SOK på adressen PB 68, 00088 S-GRUPPEN. Kunden kan också besöka SOK eller något av de hotell som hör till Sokos Hotels-kedjan och ska då medföra en identitetshandling. I begäran ska kunden uppge namn, adress och telefonnummer. SOK skickar ett skriftligt svar till kunden inom 30 dagar från det att kunden personligen har besökt SOK eller något av de hotell som hör till Sokos Hotels-kedjan eller från det att kundens skriftliga begäran om insyn har mottagits av SOK eller något av de hotell som hör till Sokos Hotels-kedjan.

Om det finns fel i uppgifterna om kunden kan kunden lämna en begäran om rättelse till SOK eller något av de hotell som hör till Sokos Hotels-kedjan.

Förbudsrätt

Kunden har rätt att förbjuda den registeransvarige att behandla uppgifter som gäller honom eller henne själv för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring. Kunden kan förbjuda direktmarknadsföring genom att skicka ett skriftligt meddelande om detta till SOK på adressen PB 68, 00088 S-GRUPPEN eller ringa numret 020 1234 600.

Sokos Hotels-kedjan

Kunden kan få uppgifter om alla hotell och restauranger som hör till Sokos Hotels-kedjan genom att ringa numret 020 1234 600 eller besöka Sokos Hotels-kedjans webbplats på www.sokoshotels.fi.

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER PÅ SOKOS HOTELS

Insamling av information

Personuppgifterna samlas in enligt personuppgiftslagen när kunden bokar rum, bord eller mötestjänster per telefon, fax eller e-post eller via webbplatsen.

Rätt till insyn och rätt till rättelse av en uppgift

Som kund hos oss har du rätt att kontrollera vilka uppgifter om dig som har införts i vårt kundregister. Om du vill utnyttja din rätt till insyn, skicka en undertecknad begäran om insyn till adressen SOK, Sokos Hotels, Peter Jung, PB 1, 00088 S-GRUPPEN.

Om det finns fel i uppgifterna om dig kan du lämna en begäran om rättelse.

Förbudsrätt

Du har rätt att förbjuda Sokos Hotels att behandla uppgifterna om dig för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring. Du kan förbjuda direktreklam genom att skicka ett skriftligt meddelande om detta till adressen SOK, Sokos Hotels, Peter Jung, PB 1, 00088 S-GRUPPEN. Du kan också meddela om förbudet genom att ringa Sokos Hotels Försäljningstjänst, tfn 020 1234 600 (må–fr kl. 8–20).

Förvaring av uppgifter

Uppgifterna förvaras i S-gruppens skyddade datanät som är avskilt från det offentliga nätet med brandväggar.