Myyntipalvelun puhelutallenteet

Myyntipalvelun puhelutallenteet

Matkailu- ja ravitsemiskaupan myyntipalvelujen keskitetyt puhelutallenteet

TIETOSUOJASELOSTE (21.01.2022 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä
Suomen Osuuskauppojen keskuskunta SOK
postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ
Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki
Y-tunnus: 0116323-1 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot
tietosuoja.mara@sok.fi 

4. Rekisterin nimi
SOK Matkailu- ja ravitsemiskaupan myyntipalveluiden keskitetyt puhelutallenteet 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakaspalvelun kehittämiseksi tallenteita voidaan käyttää asiakaspalveluhenkilöstön koulutuksessa ja palvelutasotutkimuksissa sekä ohjeistuksen kehittämisessä. Lisäksi turvataan osapuolten oikeudet ja varmistetaan palvelun oikeellisuus. 

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sillä puhelutallenteesta kerrotaan ennen keskustelun alkamista. Varauksen teko on mahdollista myös sähköpostitse, verkkopalvelun ja sovelluksen kautta. 

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Puhelun aikana esiin tulleet tiedot. 

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät 
Asiakkaiden nimi- ja yhteystiedot, mahdolliset asiakkuuden historiatiedot ja muut palvelun kannalta oleelliset tiedot, kuten esimerkiksi kanta-asiakkuudet, erityisruokavaliotiedot, erityistoiveet ja -tarpeet.

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Kerättävät tiedot saadaan suoraan asiakkaalta, ryhmävarausten yhteydessä tiedot saadaan varausta henkilön puolesta hoitavalta taholta.

Lisäksi voidaan tehdä soittoja asiakkaalle. Tällöin tiedot soittamiseksi poimitaan pääosin matkailu- ja ravitsemiskaupan yritysasiakasrekisteristeristä tai S-Card -kanta-asiakasrekisteristä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle poikkeuksena viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Käytämme alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja henkilötietoja siirretään rajatusti Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Käytämme siirtämiseen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. Osa käyttämistämme alihankkijoista on muita S-ryhmän yhteisöjä. Ne tuottavat meille muun muassa tietoteknisiä ja muita tukipalveluja.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Mahdollisia puhelutallenteita säilytetään koulutustarkoituksiin, osapuolten oikeuksien turvaamiseksi ja palvelun oikeellisuuden varmistamiseksi enintään kolme kuukautta, minkä jälkeen ne tuhoutuvat automaattisesti. Reklamaatiotilanteissa tallenteita säilytetään reklamaation käsittelyn ajan.

14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity henkilöllä on oikeus pyytää tallennuksen tiedot ja/tai pyytää niiden poistamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioita hoitavaan henkilöön.
Puhelutallenne voidaan toimittaa rekisteröidylle litteroituna ellei muuta erikseen sovita. 

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Asiakaspalvelua puhelimessa ei voida tehdä, mikäli puhelutallenteesta kieltäydytään. Vaihtoehtoiset palvelukanavat mainittu kohdassa 7. 

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia, josta aiheutuu rekisteröidylle oikeusvaikutuksia.

17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.