Ryhmä-, kokous-, tapahtuma- ja ravintolavarausten toimitusehdot

Ryhmä-, kokous-, tapahtuma- ja ravintolavarausten toimitusehdot

RYHMÄ-, KOKOUS-, TAPAHTUMA- JA RAVINTOLAVARAUSTEN TOIMITUSEHDOT S-RYHMÄN HOTELLEISSA

Nämä sopimusehdot koskevat kaikkia S-ryhmään kuuluvia hotelleja Suomessa ja koskevat näiden hotellien kokous-, ravintola- ja ryhmävarauksia. Varmistaaksemme sujuvat ryhmä-, kokous- ja tapahtumajärjestelyt, noudatamme alla olevia ehtoja, mikäli erikseen ei ole muuta sovittu.

 

Varauksen vahvistus ja sitovuus

Toimitusehdot astuvat voimaan kun tilaaja on saanut varauksesta vahvistuksen kirjallisesti. Varausvahvistus pitää sisällään varauksen yksityiskohdat, varausehdot ja hinnat. Muutokset varaukseen on tehtävä kirjallisesti tai puhelimitse myyntipalveluun.

 

Hotellilla on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila. Tilavaraus on voimassa tilaajan ilmoittamalle osallistujamäärälle. Osallistujamäärän muuttuessa, hotellilla on oikeus osoittaa toinen tila varaajalle, sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista. Yli yhden päivän kokousvarauksissa pidätämme oikeuden myydä kokoustilan iltakäyttöön.

 

Tilaisuuden ohjelma ja nimilista

Pyydämme lähettämään tilaisuuden tarkan ohjelman ja nimilistan huonejakoineen viimeistään (2) viikkoa ennen ryhmän saapumispäivää seuraavin tiedoin:

  • ryhmän nimi sekä tulo- ja lähtöpäivä
  • ryhmänjohtaja
  • arvioitu saapumisaika hotelliin
  • mahdolliset ruokailuajat ja erikoisruokavaliot (1 menu/ryhmä )

Sopimuksen siirto

Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman hotellin tai ravintolan suostumusta.

 

Yleiset peruutusehdot

Peruutukset ja muutokset varauksiin voidaan tehdä ilman kuluja varauksen alkuperäisestä vahvistetusta huone- tai henkilömäärästä seuraavasti;

 

1-15 osallistujaa

tai huonevuorokautta

16–40 osallistujaa

tai huonevuorokautta

41–60 osallistujaa

tai huonevuorokautta

61–120 osallistujaa

tai huonevuorokautta

121–200 osallistujaa

tai huonevuorokautta

100 % varauksesta 

7 vrk ennen
tilaisuutta   

14 vrk ennen
tilaisuutta 

28 vrk ennen
tilaisuutta 

42 vrk ennen
tilaisuutta 

56 vrk ennen
tilaisuutta 

50 % varauksesta

5 vrk ennen
tilaisuutta 

10 vrk ennen
tilaisuutta   

14 vrk ennen
tilaisuutta 

28 vrk ennen
tilaisuutta 

42 vrk ennen
tilaisuutta 

25 % varauksesta 

3 vrk ennen
tilaisuutta 

7 vrk ennen
tilaisuutta 

7 vrk ennen
tilaisuutta 

14 vrk ennen
tilaisuutta 

28 vrk ennen
tilaisuutta 

10 % varauksesta 

1 vrk ennen
tilaisuutta 

4 vrk ennen tilaisuutta 

4 vrk ennen tilaisuutta 

7 vrk ennen tilaisuutta 

7 vrk ennen tilaisuutta 

Yli 200 henkilön tapahtumien osalta peruutusehdoista ja ‐kuluista sovitaan tarvittaessa erikseen.  Mikäli muita ehtoja ei sovita, sovelletaan yli 200 hengen varauksissa 121-200 osallistujan tai huonevuorokauden ehtoja.

 

Osallistuja = Kokous- tai ravintolavaraukseen osallistuva henkilö

Huonevuorokausi = Majoitusvarauksen huonevuorokausimäärä. Esim. jos varauksessa on 15 huonetta kahdeksi yöksi on huonevuorokausia yhteensä 30 (15 huonetta x 2 yötä).

 

Peruutusehdoista

Peruutustilanteissa peruutuskulut lasketaan taulukon mukaisesti erikseen majoituksen sekä kokous- ja ravintolapalveluiden osalta. Varauksen osallistujamäärän tai huonevuorokausien noustessa alkuperäisestä varauksesta, on hotellilla on oikeus ottaa käyttöön suuremman varauksen peruutusehdot. Hotelli perii täyden maksun niissä tapauksissa, joissa asiakas saapuu myöhemmin tai lähtee ennen sovittua aikaa tai jättää kokonaan saapumatta. Hotellilla on oikeus täyteen korvaukseen kaikista etukäteen tilatuista palveluista ja tuotteista. Tämä koskee myös alihankintana tilattuja palveluita. Laskutus tapahtuu vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Mikäli toteutunut määrä on suurempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä.

 

Maksuehdot

Ryhmistä tehdään aina ryhmälasku = 1 lasku. Tilaaja vastaa kaikista kustannuksista, ellei kirjallisesti toisin sovita. Maksutapa on maksukortti tai käteinen. Mikäli maksu suoritetaan paikanpäällä, tarvitsemme varauksen vakuudeksi etukäteen luottokortinnumeron ja kortin voimassaolopäivän ennakkovarmennuksen tekemiseksi. Laskutus on mahdollista vain, mikäli yrityksellä on voimassa oleva luottomyyntisopimus hotellin omistajan (Sokotel Oy tai Alueosuuskaupan) kanssa. Laskutuksesta perimme voimassaolevan laskutuslisän / lasku. Oikeus muutoksiin pidätetään. Hotelli voi tarvittaessa tehdä koko- tai osaennakkolaskun varauksesta. Jos sovittua koko- tai osaennakkolaskua ei makseta eräpäivään mennessä, hotellilla on oikeus perua varaus.

 

Tilauksen muutos

Hotellilla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin hotelli ei voi vaikuttaa (esim. lakko, työsulku tms.). Niistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata. Hotelli voi myös milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa tai jos se vaarantaa hotellin maineen tai turvallisuuden.

 

Hinnat

Tapahtumien, kokousten sekä kongressien hinnoittelut sovitaan aina tapauskohtaisesti. S-ryhmä pidättää oikeuden hinnanmuutoksiin, mikäli ne perustuvat lainsäädännön tai viranomaisten määräämien julkisten maksujen muutoksiin tulevina sopimuskauden aikana. Tästä ilmoitetaan tilaajalle erikseen kirjallisesti. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin myös mikäli varaus muuttuu (päivämäärät, varauksen kesto, henkilö-, tilojen tai huoneiden määrä). Hinnat eivät sisällä komissiota, jollei vahvistuksessa toisin mainita.

 

Tilaajan vastuu

Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai kokous‐osanottajat aiheuttavat kiinteistölle tai hotellin irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja vastaa hotelliin tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan hotellin henkilökunnan ohjeita talon, sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa.  Tilaaja vastaa varauksesta kokonaisuudessaan.

 

Erikoisjärjestelyt

Mikäli tilaisuuteen tarvitaan erityislupia, ohjelmaa, orkesteria, erikoiskoristelua tai poikkeuksellisia teknisiä laitteita sitoutuu tilaaja vastaamaan näistä aiheutuvista kustannuksista.

 

Valokuvaaminen hotellissa

Mikäli Teillä on tarkoitus kuvata tilaisuudessa, ottakaa ennakkoon yhteyttä hotelliin luvan saamiseksi.

 

Hotellin mahdollinen remontointi

Hotellin sopiessa tilojensa saneerauksesta tai korjaamisesta tämän sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, hotelli sitoutuu kohtuulliseksi katsottavan ajan kuluessa ilmoittamaan asiakkaalle kirjallisesti asiasta. Hotellin saneeraus- tai korjaushanke ei ole sopimuksen irtisanomisperuste, ellei osapuolten kesken muuta sovita.