Leveransvillkor för grupp-, kongress-, evenemangs- och restaurangbokningar

Leveransvillkor för grupp-, kongress-, evenemangs- och restaurangbokningar

LEVERANSVILLKOR FÖR GRUPP-, KONGRESS-, EVENEMANGS- OCH RESTAURANGBOKNINGAR PÅ S-GRUPPENS HOTELL

Avtalsvillkoren omfattar alla hotell inom S-gruppen i Finland och de gäller för konferens-, restaurang- och gruppbokningar på dessa hotell. För att säkerställa smidiga grupp-, konferens- och evenemangsarrangemang iakttar vi villkoren nedan om inget annat avtalats.

 

Bekräftelse av bokning och dess bindande verkan

Leveransvillkoren träder i kraft när kundens bokning bekräftats antingen skriftligen.

Bokningsbekräftelsen innehåller detaljerade uppgifter om bokningen, bokningsvillkoren och priserna. Ändringar av bokningar ska göras skriftligen eller per telefon till försäljningstjänsten.

 

Hotellet har rätt att välja lämpliga lokaler enligt antalet deltagare. Bokningen av lokaler gäller för det antal deltagare som beställaren angett. Om antalet deltagare ändras har hotellet rätt anvisa andra lokaler för beställaren och omförhandla evenemangets detaljer och kostnader. För över en dag långa konferensbokningar förbehåller vi oss rätten att hyra ut konferenslokalerna för kvällsevenemang.

 

Evenemangets program och namnlista

Vi ber er sända exakt program för evenemanget och en namnlista inklusive rumsfördelning senast två (2) veckor före gruppens ankomst med följande uppgifter:

  • gruppens namn samt ankomst- och avresedag
  • gruppledare
  • uppskattad ankomsttid till hotellet
  • eventuella mattider och specialdieter (1 meny/grupp)

Överlåtelse av avtal

Kunden har inte rätt att överföra avtalet eller överlåta de uthyrda lokaler till en tredje part utan hotellets eller restaurangens samtycke.

 

Allmänna annulleringsvillkor

Annulleringar och ändringar avseende det ursprungligen fastställda antalet rum eller personer kan göras avgiftsfritt på följande sätt:

 

1–15 deltagare eller rumsdygn

16–40 deltagare eller rumsdygn

41–60 deltagare eller rumsdygn

61–120 deltagare eller rumsdygn

121–200 deltagare eller rumsdygn

100 % av bokningen 

7 dygn före evenemanget   

14 dygn före evenemanget 

28 dygn före

evenemanget 

42 dygn före evenemanget 

56 dygn före evenemanget 

50 % av bokningen

5 dygn före evenemanget 

10 dygn före evenemanget   

14 dygn före

evenemanget 

28 dygn före evenemanget 

42 dygn före evenemanget 

25 % av bokningen 

3 dygn före evenemanget 

7 dygn före evenemanget 

7 dygn före

evenemanget 

14 dygn före evenemanget 

28 dygn före evenemanget 

10 % av bokningen 

1 dygn före evenemanget 

4 dygn före evenemanget 

4 dygn före evenemanget 

7 dygn före evenemanget 

7 dygn före evenemanget 

När det gäller evenemang över 200 deltagare avtalar parterna vid behov separat om annulleringsvillkoren och -avgifterna.  Om inte annat är överenskommet, följes i så fall villkor gällande 121-200 personers evenemang.

 

Deltagare = Person som ingår i konferens- eller restaurangbokningen

Rumsdygn = Antal rumsdygn i hotellbokningen. T.ex.  om bookningen omfattar 15 rum för två nätter är antalet rumsdygn 30 (15 rum x 2 nätter).

 

Annulleringsvillkor

Vid annulleringar beräknas annulleringsavgifterna enligt tabellen separat för hotellrummen respektive konferens- och restaurangtjänsterna. Om antalet deltagare eller rumsdygn stiger från den ursprungliga bokningen har hotellet rätt att använda annulleringsvillkoren för större bokning. Hotellet tar ut full avgift i de fall där kunden anländer senare eller lämnar hotellet före den avtalade tiden eller inte överhuvudtaget  kommer till hotellet. Hotellet har rätt till full ersättning för alla på förhand bokade tjänster och produkter. Detta omfattar även tjänster av underleverantörer. Faktureringen sker enligt det fastställda antalet personer. Om det realiserade antalet är större än det fastställda antalet, faktureras beställaren enligt det realiserade antalet.

 

 

Betalningsvillkor

Grupper faktureras alltid på gruppfaktura = 1 faktura. Beställaren ansvarar för alla kostnader om inget annat skriftligen avtalas. Om fakturan betalas på plats behöver vi på förhand kreditkortets nummer och kortets giltighetsdag för att kunna göra en förhandsauktorisering.  Betalning på faktura är möjligt endast om företaget har gällande kreditavtal med hotellägaren (Sokotel Oy eller Regionandelslaget). Vi debiterar gällande faktureringstillägg/faktura. Rätten till ändringar förbehålls. Hotellet kan vid behov fakturera bokningen på förhand antingen helt eller delvis. Om den avtalade förhandsfakturan inte betalas senast på förfallodagen har hotellet rätt att annullera bokningen.

 

Ändring av bokning

Hotellet har rätt att annullera eller ändra bokningen på grund av sådana omständigheter som hotellet inte kan påverka (t.ex. strejk, lockout etc.). Skada på grund av dem ersätts inte. Hotellet kan också när som helst avsluta eller annullera ett evenemang om det stör den övriga verksamheten eller om det äventyrar hotellets rykte eller säkerhet.

 

Priser

Priset på evenemang och konferenser avtalas alltid från fall till fall.  S-gruppen förbehåller sig rätten till prisändringar, om de baserar sig på lagstiftning eller myndighetsbeslut om ändringar i offentliga avgifter under avtalsperioden. Beställaren meddelas skriftligen separat om detta. Vi förbehåller oss också rätten till prisändringar om bokningen ändras (datum, bokningens längd, antalet personer, lokaler eller rum). Priserna innehåller inte kommission om inget annat nämns i bekräftelsen.

 

Beställarens ansvar

Beställaren är skyldig att skydda de hyrda lokalerna och inventarierna mot skador. Beställaren ansvarar för alla skador som beställarens utrustning, personal, uppträdare eller konferensdeltagare orsakar  fastigheten eller hotellets lösa egendom. Beställaren ansvarar för den utrustning och lösa egendom som den hämtar till hotellet. Beställaren förbinder sig att iaktta hotellpersonalens anvisningar för användning av huset samt dess inventarier och utrustning.  Beställaren ansvarar för bokningen i sin helhet.

 

Specialarrangemang

Om evenemanget kräver särskilda tillstånd, program, orkester, specialdekorationer eller exceptionell teknisk utrustning förbinder sig beställaren att ansvara för kostnaderna för dem.

 

Fotografering på hotellet

Om ni har för avsikt att ta foton under evenemanget ska ni på förhand be om tillstånd för det av hotellet.

 

Renovering av hotellet

Om hotellet avtalar om sanering eller renovering av sina lokaler efter undertecknandet av detta avtal, förbinder sig hotellet att inom en rimlig tid meddela kunden skriftligen om detta. Hotellets sanerings- eller renoveringsprojekt är inte en uppsägningsgrund för avtalet, om inget annat avtalats mellan parterna.