Broneeringu kinnitamine ja õiguslik siduvus

Broneerimis- ja tarnetingimused jõustuvad, kui klient on saanud kirjaliku broneeringukinnituse. Sel juhul sõlmitakse hotelli ja kliendi vahel leping teenuse osutamiseks kokkulepitud tingimustel. Broneeringukinnitus sisaldab broneeringu andmeid, broneerimistingimusi ja hindu. Broneeringu muutmiseks tuleb kirjalikult või telefonitsi pöörduda hotelli müügiteenindusse.

Hotellil on õigus valida osalejate arvu alusel sobiv ruum. Ruumide broneering kehtib tellija teatatud osalejate arvu jaoks. Osalejate arvu muutumisel on hotellil õigus määrata broneerijale muu ruum, samuti määratleda uuesti ürituse üksikasjad ja kulud. Pikemate kui ühepäevaste koosolekute broneerimisel on meil õigus müüa koosolekuruumi õhtuseks kasutuks.

Ürituse täpsustamine

Palume hiljemalt kaks (2) nädalat enne rühma saabumiskuupäeva saata ürituse täpse programmi ja majutujate nimekirja tubade kaupa koos järgmiste andmetega:

• Rühmajuhi / ürituse juhtide nimed ja kontaktandmed
• Oletatav hotelli saabumise aeg
• Võimalikud toitlustusajad ja eridieedid (1 menüü/rühm)
• Ürituse programm ja ajakava
• Infostendi juhendtekst

Lepingu üleandmine

Tellijal ei ole õigust lepingut üle anda ega broneeritud ruume kolmandale isikule üle anda ilma hotelli ja/või restorani kirjaliku nõusolekuta.

Broneeringu tühistamise üldtingimused

Viimase kinnitatud broneeringu toa ööpäeva või inimeste arvu saab ilma kuludeta tühistada ja muuta järgmiselt, vastavalt grupi algsele suurusele:

• <15 osalejat või toa ööpäeva

• 100 % broneeringust: 7 ööpäeva enne üritust
• 50 % broneeringust: 5 ööpäeva enne üritust
• 25 % broneeringust: 3 ööpäeva enne üritust
• 10 % broneeringust: 1 ööpäeva enne üritust

• 16–40 participants or hotel room nights

• 100 % broneeringust: 14 ööpäeva enne üritust
• 50 % broneeringust: 10 ööpäeva enne üritust
• 25 % broneeringust: 7 ööpäeva enne üritust
• 10 % broneeringust: 4 ööpäeva enne üritust

• 41–60 participants or hotel room nights

• 100 % broneeringust: 28 ööpäeva enne üritust
• 50 % broneeringust: 14 ööpäeva enne üritust
• 25 % broneeringust: 7 ööpäeva enne üritust
• 10 % broneeringust: 4 ööpäeva enne üritust

• 61–120 participants or hotel room nights

• 100 % broneeringust: 42 ööpäeva enne üritust
• 50 % broneeringust: 28 ööpäeva enne üritust
• 25 % broneeringust: 14 ööpäeva enne üritust
• 10 % broneeringust: 7 ööpäeva enne üritust

• 121–200 participants or hotel room nights

• 100 % broneeringust: 56 ööpäeva enne üritust
• 50 % broneeringust: 42 ööpäeva enne üritust
• 25 % broneeringust: 28 ööpäeva enne üritust
• 10 % broneeringust: 7 ööpäeva enne üritust

• 201-350 participants or hotel room nights

• 100 % broneeringust: 84 ööpäeva enne üritust
• 50 % broneeringust: 56 ööpäeva enne üritust
• 25 % broneeringust: 42 ööpäeva enne üritust
• 10 % broneeringust: 14 ööpäeva enne üritust

Üle 350 inimesega ürituste puhul lepitakse tühistamise tingimused ja kulud kokku juhtumipõhiselt ja kui hotell seda nõuab. Kui teistsugustes tingimustes kokku ei lepita, kehtivad üle [350] inimesega rühmabroneeringutele 201–350 osaleja või toa ööpäeva tingimused.

Osaleja = rühmabroneeringus sisalduv isik

Toa ööpäev = majutusbroneeringu tubade ööpäevade arv. Näiteks kui broneeringus on 15 tuba kaheks ööks, siis on toa ööpäevi kokku 30 (15 tuba × 2 ööd).

Tühistamistingimustest

Tühistamiste korral arvestatakse majutus- ning koosoleku- ja restoraniteenuste tühistamiskulud eraldi eeltoodu tabeli alusel. Kui broneeringus osalejate või tubade ööpäevade arv ületab esialgses broneeringus olevat arvu, kohustub tellija järgima suuremale broneeringule kohalduvaid tühistamistingimusi. Hotell võtab kogu tasu ka siis, kui osaleja(d) saabub (saabuvad) hiljem või lahkub (lahkuvad) enne kokkulepitud aega või ei saabu üldse. Hotellil on õigus saada täielikku hüvitist kõigi ettetellitud teenuste ja toodete eest. See kehtib ka allhankijatelt tellitud teenustele. Arve esitatakse kinnitatud inimeste arvu alusel. Kui tegelik arv on suurem kui kinnitatud arv, esitatakse tellijale arve tegeliku arvu alusel.

Maksetingimused

Rühmadele koostatakse alati rühmaarve = üks arve. Tellija vastutab kõigi rühma kulude eest, kui kirjalikult ei ole kokku lepitud teisiti. Makseviis on ettemaksuarve, arve (kui on sõlmitud vastav leping) või maksekaart, kui ei ole eraldi kokku lepitud teisiti. Igale arvele lisame kehtiva arve esitamise lisatasu. Jätame endale õiguse teha muudatusi. Hotellil on õigus esitada tellijale kogu broneeringu või selle osa kohta ettemaksuarve. Kui tellija ei tasu ettemaksuarvet tähtajaks, on hotellil õigus kogu broneering tühistada.

Tellimuse muutmine / vääramatu jõud (force majeure)

Hotell võib koosoleku/ürituse/sündmuse igal ajal katkestada või ära jätta, kui see segab tema muud tegevust või ohustab hotelli mainet või hotelli või selle teiste klientide turvalisust.

Mõlemal poolel on õigus kinnitatud broneering tühistada või seda muuta vääramatu jõu tõttu ilma hüvitamiskohustuseta. Vääramatu jõud on lepingupoolest sõltumatu asjaolu, mis ilmneb pärast broneeringu kinnitamist ja mille tagajärjel muutub lepingu täitmine ebaseaduslikuks või ebamõistlikult raskeks ning millega lepingupool ei saanud lepingu sõlmimisel mõistlikult arvestada. Selliseks sündmuseks võib olla streik, sõda, mäss, siserahutused, ametivõimude tehtav rekvireerimine avalike vajaduste tarbeks, impordi- või ekspordikeeld, looduskatastroof, ühistranspordi, avaliku side- või energiavõrgukatkestus, töötüli, tulekahju, epideemia, pandeemia või muu mõjult sama tõsine ja ebatavaline põhjus, mis ei ole lepingupoole kontrolli all. Lepingupool, kes soovib tugineda vääramatule jõule, peab teisele poolele lepingulise kohustuse täitmise edasilükkamisest, samuti selle lõppemisest, viivitamata pärast takistuse ilmnemist kirjalikult teatama.

Hinnad

Kõik meie hinnad on esitatud eurodes ja sisaldavad käibemaksu. Ürituste, koosolekute ja muude rühmabroneeringute hinnad lepitakse alati kokku iga juhtumi puhul eraldi. S-grupil on õigus teha hindades muudatusi, kui need on tingitud pärast tellimuse kinnitamist või tellijaga kokkulepitud lepinguperioodiajal õigusaktidega või ametiasutuste kehtestatud avalike maksude muutustest. Tellijat teavitatakse sellest eraldi. Meil on õigus muuta hindu ka siis, kui broneering muutub (kuupäev(ad), broneeringu kestus, inimeste, ruumide ja/või tubade arv). Hinnad ei sisalda reisibüroo võetavat vahendustasu, kui kinnituses ei ole märgitud teisiti.

Tellija vastutus

Tellija on kohustatud kaitsma renditud ruume ja sisustust kahjustumise eest. Tellija vastutab kõigi kahjude eest, mida tellija tehnika, töötajad, esinejad või osalejad põhjustavad hotelli kinnis- või vallasvarale. Tellija vastutab seadmete ja vallasvara eest, mille ta on hotelli toonud. Tellija kohustub järgima hotelli töötajate juhiseid hotelli kinnisvara ja ruumide, samuti mööbli ja tehnika kasutamist puudutavates küsimustes. Tellija vastutab ainuisikuliselt kogu broneeringu eest.

Materjalide saatmine hotelli

Hotelli saadetavatest materjalidest tuleb aegsasti teada anda. Hotell ei vastuta saadetiste kadumise eest. Tellija peab korraldama kõigi hotelli saadetud materjalide, sh pakkematerjalide, äraviimise kohe pärast ürituse lõppu. Kui materjal jäetakse hotelli, on hotellil õigus korraldada selle äraviimine kliendi kulul.

Erivajadused

Kui ürituse korraldamiseks on vaja eri- vms lubasid, programmi, orkestrit, dekoratsioone või tavapärasest erinevaid tehnilisi seadmeid, kohustub tellija neist tulenevate kulude eest tasuma.

Pildistamine hotellis

Kui kavatsete üritusel pildistada, võtke võimaliku loa saamiseks hotelliga aegsasti ühendust.

Hotelli võimalik remont

Kui hotellil tekib pärast broneeringu kinnitamist vajadus oma ruume renoveerida või remontida, kohustub hotell sellest klienti mõistliku aja jooksul kirjalikult teavitama. Hotelli renoveerimis- või remondiprojekt ei ole üldjuhul alus lepingu lõpetamiseks, välja arvatud juhul, kui renoveerimine mõjutab oluliselt broneeringut.

Hotelli tegevuse lõpetamine

Hotelli omandiõiguse ülemineku korral väljapoole S-gruppi või hotell lõpetab tegevuse (edaspidi: Lõpetamiskuupäev), lõpeb see leping hotelli poolt Lõpetamiskuupäeval ja samal ajal lõpevad kõik hotelli lepingulised kohustused. Eelmainitud juhul püüab hotell pakkuda alternatiivset samaväärset hotelli selles lepingus kokkulepitud tingimustel. Hotell teavitab klienti sellest viivitamata kirjalikult.

Kohaldatav õigus ja vaidluste lahendamine

Selle broneeringu suhtes kohaldatakse Soome seadusi. Sellest broneeringust tulenevad või sellega seotud lepingupoolte erimeelsused lahendatakse eelkõige pooltevaheliste kokkuleppeläbirääkimiste käigus. Lepingust tulenevad vaidlused, milles lepingupooled kokkuleppet ei saavuta, lahendatakse broneeringut täitva teenuseosutaja, või kui tellijaga on kokku lepitud lepinguperiood, siis tellija lepingupartneri (teenuseosutaja või lepingupartner võib olla SOK, Sokotel Oy või S-grupi piirkondlik tarbijaühistu) asukohajärgses esimese astme kohtus.