LEVERANSVILLKOR FÖR GRUPPBOKNINGAR (KONGRESS-, EVENEMANGS- OCH RESTAURANGBOKNINGAR) PÅ S-GRUPPENS HOTELL

Dessa leveransvillkor (”Leveransvillkor”) gäller för alla S-gruppens hotell i Finland och för gruppbokningar (mötes-, evenemangs- och restaurangbokningar) på dessa hotell. För att säkerställa smidiga grupparrangemang följer vi Leveransvillkoren om inget annat har avtalats skriftligen.

Bekräftelse av bokning och dess bindande verkan

Bokningen och leveransvillkoren träder i kraft när beställaren har fått en skriftlig bekräftelse på bokningen. Då bildas ett avtal mellan hotellet och kunden om leverans av tjänsten på avtalade villkor. Bokningsbekräftelsen innehåller detaljerade uppgifter om bokningen, bokningsvillkoren och priserna. Ändringar av bokningar bör göras skriftligen eller per telefon till hotellets försäljningstjänst.

Hotellet har rätt att välja lämplig lokal utifrån antalet deltagare. Bokningen av lokal gäller för det antal deltagare som beställaren angett. Om antalet deltagare ändras av vilken som helst anledning, har hotellet rätt anvisa andra lokaler för beställaren och fastställa evenemangets detaljer och kostnader på nytt. Vid mötesbokningar på mer än en dag förbehåller vi oss rätten att sälja möteslokalen för kvällsbruk.

Detaljerade uppgifter om evenemanget

Vi ber er skicka ett detaljerat program för evenemanget och en namnlista över inkvarteringsgästerna inklusive rumsfördelning senast två (2) veckor före gruppens ankomst med följande uppgifter:

• namn och kontaktuppgifter för gruppledaren/arrangörerna av evenemanget
• beräknad ankomsttid till hotellet
• eventuella mattider och specialdieter (1 meny/grupp)
• evenemangets program och tidsschema
• informationsskyltens text

Överlåtelse av avtal

Beställaren har inte rätt att överlåta avtalet eller den bokade lokalen till tredje part utan skriftligt medgivande från hotellet och/eller restaurangen.

Allmänna avbokningsvillkor

Avbokningar och ändringar av bokningar kan göras utan kostnad för det senast bekräftade antalet rumsdygn eller personer i bokningen, med undantag av mötestjänster utan separat lokalhyra, enligt följande, enligt gruppens ursprungliga storlek:

När det gäller evenemang med över 350 deltagare avtalar parterna om avbokningsvillkoren och avgifterna separat från fall till fall och om hotellet förutsätter det. Om inga andra villkor avtalas, tillämpas villkoren för 201–350 deltagare eller rumsdygn vid bokningar för fler än [350] personer.

Deltagare = person som deltar i gruppbokning

Rumsdygn = antal rumsdygn i hotellbokningen. Om bokningen till exempel omfattar 15 rum för två nätter är antalet rumsdygn totalt 30 (15 rum x 2 nätter).

Mötes- och evenemangstjänster utan separat lokalhyra

Vad gäller mötes- och evenemangstjänster utan separat lokalhyra (lokaler som inte sålts utgående från lokalhyran) meddelar vi i bokningsbekräftelsen det minsta personantalet (utöver det som vi fakturerar för mötestekniken och -utrustningen), enligt vilket kunden faktureras för lokalhyran i alla situationer (med undantag av eventuella force majeure). I fråga om lokalhyran innebär detta det personalantal som underskrider det faktiska minsta personantalet.

Med andra ord, om antalet personer som deltar i tillställningen är mindre än det bekräftade personantalet, fakturerar vi differensen som lokalhyra utgående från serveringspriset. Till exempel:

• Minsta personantalet: 30 personer för två dagar
• Faktiskt deltagarantal: 25 personer
• Serveringspris: 35 EUR/person
• Differens: 5 personer × 35 EUR × 2 dagar = 350 EUR faktureras som lokalhyra.

Rätt att fakturera som avses här gäller oberoende av de allmänna avbokningsvillkoren, även om bokningen hade avbokats helt eller delvis i enlighet med villkoren.

Bordsbokning som gäller restaurangtjänsten (lokal ej i privat bruk)

Om kunden endast har bokat bord i restaurangen (lokal ej i privat bruk), sker avbokningen och faktureringen i enlighet med restaurangens bordsbokningsvillkor.

Avbokningsvillkor

Vid avbokningar beräknas avbokningskostnader separat i enlighet med tabellen för inkvartering samt mötes- och restaurangtjänster (med undantag av enbart bordsbokningar som gjorts för icke-privat bruk). Om antalet deltagare eller rumsdygnen i bokningen överskrider antalet enligt i den ursprungliga bokningen, förbinder sig beställaren till avbokningsvillkor enligt den större bokningen. Hotellet tar ut full avgift i de fall där deltagaren/deltagarna anländer senare eller lämnar hotellet före den avtalade tiden eller inte kommer alls. Hotellet har rätt till full ersättning för alla på förhand bokade tjänster och produkter. Detta gäller även tjänster och produkter som beställts av underleverantörer. Faktureringen sker enligt bekräftat antalet personer. Om det realiserade antalet är större än det fastställda antalet, faktureras beställaren enligt det realiserade antalet.

Betalningsvillkor

Grupper faktureras alltid med en gruppfaktura = 1 faktura. Beställaren ansvarar för gruppens alla kostnader om inget annat skriftligen avtalas. Betalningen sköts med förskottsfaktura, fakturering (om det finns ett gällande faktureringsavtal) eller betalkort, om inte annat avtalas separat. Vid fakturering tillkommer gällande faktureringsavgift/faktura. Rätt till ändringar förbehålles. Hotellet har rätt att utfärda en förskottsfaktura av hela bokningen eller en del av den till beställaren. Om beställaren inte betalar förskottsfakturan före förfallodagen har hotellet rätt att avboka hela bokningen.

Ändring av bokning/Force majeure

Hotellet kan när som helst avbryta eller ställa in ett möte/en tillställning/ett evenemang, om det stör dess övriga verksamhet eller om det äventyrar hotellets rykte eller säkerheten för hotellet eller dess andra gäster.

Vardera parten har rätt att avboka eller ändra en bekräftad bokning på grund av force majeure utan någon ersättningsskyldighet. Som force majeure anses en omständighet som en part inte kan påverka och som inträffar efter det att bokningen har bekräftats och leder till att fullgörandet av avtalet blir lagstridigt eller oskäligt svårt och som parten inte rimligen hade kunnat beakta när avtalet ingicks. Sådana händelser kan vara strejk, krig, uppror, inre oroligheter, myndigheters rekvisition för offentligt behov, import- eller exportförbud, naturkatastrof, avbrott i den allmänna samfärdseln, allmänna datakommunikationen eller energidistributionen, arbetskonflikt eller eldsvåda, epidemi eller pandemi eller någon annan omständighet med lika betydande och ovanliga verkningar som är oberoende av parten. En part som vill åberopa force majeure ska utan dröjsmål efter att hinder uppstått skriftligen underrätta den andra parten om att uppfyllandet av avtalsförpliktelsen skjuts fram likaså om att avtalet har upphört att gälla.

Priser

Alla våra priser anges i euro och inkluderar mervärdesskatt. Priset på evenemang, möten och andra gruppbokningar avtalas alltid från fall till fall. S-gruppen förbehåller sig rätten till prisändringar, om de grundar sig på ändringar i lagstiftningen eller myndighetsbeslut om ändringar i offentliga avgifter efter en bekräftad bokning eller under en avtalsperiod som eventuellt överenskommits med beställaren. Beställaren meddelas separat om detta. Vi förbehåller oss också rätten till prisändringar om bokningen ändras (datum, bokningens längd, antalet personer, lokaler och/eller rum). I priserna ingår inte den provision som resebyrån tar ut, om inte annat anges i bekräftelsen.

Beställarens ansvar

Beställaren är skyldig att skydda de hyrda lokalerna och möblerna mot skador. Beställaren ansvarar för alla skador som beställarens utrustning, personal, föredragshållare, artister eller deltagare förorsakar på hotellfastigheten eller hotellets lösa egendom. Beställaren ansvarar för utrustning och lös egendom som denne tar med sig till hotellet. Beställaren förbinder sig att följa hotellpersonalens anvisningar när det gäller användningen av hotellfastigheten och lokalerna samt möbler och utrustning. Beställaren är ensam ansvarig för bokningen i sin helhet.

Leverans av material till hotellet

Det ska meddelas i tid om material som levereras till hotellet. Hotellet ansvarar inte för försändelser som förkommer. Allt material, inklusive förpackningsmaterial, som ska levereras till hotellet ska omedelbart efter tillställningens slut avlägsnas av beställaren. Om material lämnas på hotellet har hotellet rätt att leverera bort det på beställarens bekostnad.

Specialarrangemang

Om evenemanget kräver särskilda tillstånd eller andra tillstånd, program, orkester, dekorationer eller teknisk utrustning som avviker från det vanliga, förbinder sig beställaren att ansvara för kostnaderna för dem.

Fotografering på hotellet

Om ni har för avsikt att filma under evenemanget, vänligen kontakta hotellet i god tid för att få ett eventuellt tillstånd.

Eventuell renovering av hotellet

Om hotellet har behov av att renovera eller reparera sina lokaler efter att bokningen bekräftats, förbinder sig hotellet att inom skälig tid skriftligen meddela beställaren om detta. Hotellets renoverings- eller reparationsprojekt utgör i princip ingen uppsägningsgrund för avtalet, om inte renoveringen väsentligt påverkar bokningen.

Upphörande av hotellets verksamhet

Om ägandet av hotellet överförs utanför S-gruppen eller hotellet upphör med sin verksamhet (”Slutdatum”), upphör detta avtal för hotellets del på Slutdatumet och samtidigt upphör alla avtalsförpliktelser för hotellets del. I det ovan nämnda fallet strävar hotellet efter att erbjuda ett alternativt hotell på samma nivå som hotellet på de villkor som fastställs i detta avtal. Hotellet informerar beställaren skriftligen om detta utan dröjsmål.

Tillämplig lag och tvistelösning

På denna bokning tillämpas Finlands lag. De tvister mellan avtalsparterna som uppstår på grund av eller har samband med denna bokning ska i första hand lösas genom förlikningsförhandlingar mellan avtalsparterna. De tvister som härrör från avtalet och där samförstånd inte kan uppnås avtalsparterna emellan avgörs i första instans i tingsrätten på hemorten för serviceleverantören som genomför bokningen eller, om det med beställaren avtalats om en avtalsperiod, för beställarens avtalspart (tjänsteproducenten eller avtalsparten kan vara SOK, Sokotel Oy eller S-gruppens regionalhandelslag).