RYHMÄVARAUSTEN (KOKOUS-, TAPAHTUMA- JA RAVINTOLA) TOIMITUSEHDOT S-RYHMÄN HOTELLEISSA

Nämä toimitusehdot (”Toimitusehdot”) koskevat kaikkia S-ryhmään kuuluvia hotelleja Suomessa ja koskevat näiden hotellien ryhmävarauksia (kokous-, tapahtuma-, ravintola-). Varmistaaksemme sujuvat ryhmäjärjestelyt, noudatamme Toimitusehtoja, mikäli erikseen ei ole kirjallisesti muuta sovittu.

Varauksen vahvistus ja sitovuus

Varaus ja toimitusehdot astuvat voimaan kun tilaaja on saanut varauksesta vahvistuksen kirjallisesti. Tällöin muodostuu sopimus palvelun toimittamisesta sovituin ehdoin hotellin ja tilaajan välille. Varausvahvistus pitää sisällään varauksen yksityiskohdat, varausehdot ja hinnat. Muutokset varaukseen on tehtävä kirjallisesti tai puhelimitse hotellin myyntipalveluun.

Hotellilla on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila. Tilavaraus on voimassa tilaajan ilmoittamalle osallistujamäärälle. Osallistujamäärän muuttuessa mistä tahansa syystä, hotellilla on oikeus osoittaa toinen tila varaajalle, sekä määritellä uudelleen tilaisuuden yksityiskohdat ja kustannukset. Yli yhden päivän kokousvarauksissa pidätämme oikeuden myydä kokoustilan iltakäyttöön.

Tilaisuuden tarkentaminen

Pyydämme lähettämään tilaisuuden yksityiskohtaisen ohjelman ja nimilistan majoittujista huonejakoineen viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen ryhmän saapumispäivää seuraavin tiedoin:

• ryhmänjohtajan / tilaisuuden vetäjien nimet ja yhteystiedot
• arvioitu saapumisaika hotelliin
• mahdolliset ruokailuajat ja erikoisruokavaliot (1 menu/ryhmä)
• tapahtuman ohjelma ja aikataulut
• opastetaulun opastetekstin

Sopimuksen siirto

Tilaajalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa varaamiansa tiloja kolmannelle osapuolelle ilman hotellin ja/tai ravintolan kirjallista suostumusta.

Yleiset peruutusehdot

Peruutukset ja muutokset varauksiin voidaan tehdä ilman kuluja varauksen viimeisimmästä vahvistetusta huonevuorokausi- tai henkilömäärästä seuraavasti, pois lukien ilman erillistä tilavuokraa koskevat kokouspalvelut, seuraavasti, ryhmän alkuperäisen koon mukaisesti:

Ryhmän alkuperäinen koko ja muutosehdot

Yli 350 henkilön tapahtumien osalta peruutusehdoista ja kuluista sovitaan tapauskohtaisesti ja hotellin niin edellyttäessä erikseen. Mikäli muita ehtoja ei sovita, sovelletaan yli [350] hengen varauksissa 201–350 osallistujan tai huonevuorokauden ehtoja.

Osallistuja = ryhmävaraukseen osallistuva henkilö

Huonevuorokausi = Majoitusvarauksen huonevuorokausimäärä. Esim. jos varauksessa on 15 huonetta kahdeksi yöksi, on huonevuorokausia yhteensä 30 (15 huonetta x 2 yötä).

Ilman erillistä tilavuokraa koskevat kokous- ja tapahtumapalvelut

Kokous- ja tapahtumapalveluiden, jotka eivät sisällä erillistä tilavuokraa (tilat, joita ei ole myyty tilavuokraperusteisesti), osalta ilmoitamme varausvahvistuksessa vähimmäistilausmäärän, jonka (kokoustekniikan ja -välineiden osalta laskutettavan lisäksi), perusteella asiakasta laskutetaan kaikissa tilanteissa (pl. vain mahdollinen ylivoimainen este) tilavuokran osalta määrä, joka vastaa toteutunutta vähimmäistilausmäärää alittanutta henkilömäärää.

Toisin sanoen, jos tilaisuuteen osallistuu vähemmän henkilöitä kuin vahvistettu vähimmäistilausmäärä, laskutamme erotuksen tilavuokrana tarjoilun hinnan perusteella. Esimerkiksi:

• Vähimmäistilausmäärä: 30 henkilöä kahdelle päivälle
• Toteutunut osallistujamäärä: 25 henkilöä
• Tarjoilun hinta: 35 EUR/hlö
• Erotus: 5 henkilöä × 35 EUR × 2 päivää = 350 EUR laskutettuna tilavuokrana.

Tässä tarkoitettu oikeus laskuttaa on voimassa riippumatta yleisistä peruutusehdoista, vaikka varaus olisi peruttu ehtojen mukaisesti joko kokonaan tai osittain.

Ravintolapalvelua koskeva pöytävaraus (tila ei yksityiskäytössä)

Mikäli asiakas on varannut pelkän ravintolan pöytävarauksen (tila ei yksityiskäytössä), peruuttaminen ja laskutus tapahtuu ravintolan pöytävarausehtojen mukaisesti.

Peruutusehdoista

Peruutustilanteissa peruutuskulut lasketaan taulukon mukaisesti erikseen majoituksen sekä kokous- ja ravintolapalveluiden (pl. ei-yksityiskäyttöä varten tehdyt pelkät pöytävaraukset) osalta. Varauksen osallistujamäärän tai huonevuorokausien ylittäessä alkuperäisen varauksen mukaisen määrän, tilaaja sitoutuu suuremman varauksen mukaisiin peruutusehtoihin. Hotelli perii täyden maksun niissä tapauksissa, joissa osallistuja(t) saapuu myöhemmin tai lähtee ennen sovittua aikaa tai jättää kokonaan saapumatta. Hotellilla on oikeus täyteen korvaukseen kaikista etukäteen tilatuista palveluista ja tuotteista. Tämä koskee myös alihankintana tilattuja palveluita ja tuotteita. Laskutus tapahtuu vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Mikäli toteutunut määrä on suurempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä.

Maksuehdot

Ryhmien osalta tehdään aina ryhmälasku = 1 lasku. Tilaaja vastaa kaikista ryhmän kustannuksista, ellei kirjallisesti toisin sovita. Maksutapa on ennakkolasku, laskutus (jos voimassa oleva laskutussopimus) tai maksukortti, ellei muuta erikseen sovita. Laskutuksesta perimme voimassa olevan laskutuslisän / lasku. Oikeus muutoksiin pidätetään. Hotellilla on oikeus tehdä koko varauksen tai sen osasta ennakkolaskun tilaajalle. Jos tilaaja ei maksa ennakkolaskua eräpäivään mennessä, hotellilla on oikeus perua koko varaus.

Tilauksen muutos / Ylivoimainen este (“force majeure”)

Hotelli voi milloin tahansa keskeyttää tai peruuttaa kokouksen/tilaisuuden/tapahtuman, mikäli se häiritsee sen muuta toimintaa tai jos se vaarantaa hotellin maineen tai hotellin tai sen muiden asiakkaiden turvallisuuden.

Kummallakin osapuolella on oikeus peruuttaa tai muuttaa vahvistettua varausta ylivoimaisten esteen vuoksi ilman minkäänlaista korvausvelvollisuutta. Ylivoimaisena esteenä pidetään osapuolen vaikutusmahdollisuuden ulkopuolista seikkaa, joka tapahtuu varauksen vahvistamisen jälkeen, ja jonka seurauksena sopimuksen täyttäminen muodostuu lain vastaiseksi tai kohtuuttoman vaikeaksi, ja jota osapuoli ei ole kohtuudella voinut ottaa huomioon sopimusta tehtäessä. Tällainen tapahtuma voi olla lakko, sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisten suorittama pakko-otto julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen, yleisen tietoliikenteen tai energianjakelun keskeytys, työselkkaus tai tulipalo, epidemia tai pandemia tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen osapuolesta riippumaton syy. Osapuolen, joka haluaa vedota ylivoimaiseen esteeseen, tulee viipymättä esteen ilmaantumisesta ilmoittaa toiselle osapuolelle kirjallisesti sopimusvelvoitteen täyttämisen siirtymisestä samoin kuin sen päättymisestä.

Hinnat

Kaikki hintamme ilmoitetaan euroissa ja sisältävät arvonlisäveron. Tapahtumien, kokousten sekä muiden ryhmävarausten hinnoittelut sovitaan aina tapauskohtaisesti. S-ryhmä pidättää oikeuden hinnanmuutoksiin, mikäli ne perustuvat lainsäädännön tai viranomaisten määräämien julkisten maksujen muutoksiin vahvistetun tilauksen jälkeen tai tilaajan kanssa mahdollisesti sovitun sopimuskauden aikana. Tästä ilmoitetaan tilaajalle erikseen. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin myös mikäli varaus muuttuu (päivämäärä(t), varauksen kesto, henkilö-, tilojen ja/tai huoneiden määrä). Hinnat eivät sisällä matkatoimiston veloittamaa palkkiota, ellei vahvistuksessa toisin mainita.

Tilaajan vastuu

Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai osallistujat aiheuttavat hotellikiinteistölle tai hotellin irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja vastaa hotelliin tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan hotellin henkilökunnan ohjeita hotellikiinteistön ja tilojen, sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Tilaaja vastaa yksin varauksesta kokonaisuudessaan.

Materiaalin toimittaminen hotelliin

Hotelliin toimitettavasta materiaaleista tulee ilmoittaa ajoissa. Hotelli ei vastaa kadonneista lähetyksistä. Kaikki hotelliin toimitettava materiaali, ml. pakkausmateriaalit, on toimitettava tilaajan toimesta pois välittömästi tilaisuuden päätyttyä. Mikäli materiaalia jää hotelliin, on hotellilla oikeus toimittaa se pois tilaajan kustannuksella.

Erikoisjärjestelyt

Mikäli tilaisuuteen tarvitaan erityis-, tmv. lupia, ohjelmaa, orkesteria, koristelua tai tavanomaisesta poikkeavia teknisiä laitteita, sitoutuu tilaaja vastaamaan näistä aiheutuvista kustannuksista.

Valokuvaaminen hotellissa

Mikäli Teillä on tarkoitus kuvata tilaisuudessa, ottakaa hyvissä ajoin ennakkoon yhteyttä hotelliin mahdollisen luvan saamiseksi.

Hotellin mahdollinen remontointi

Mikäli hotellilla on tarve saneerata tai korjata tilojaan varauksen vahvistamisen jälkeen, hotelli sitoutuu kohtuullisen ajan kuluessa ilmoittamaan tilaajalle kirjallisesti asiasta. Hotellin saneeraus- tai korjaushanke ei ole lähtökohtaisesti sopimuksen irtisanomisperuste, ellei saneeraus vaikuta olennaisesti varaukseen.

Hotellin toiminnan päättyminen

Mikäli hotellin omistus siirtyy S-ryhmän ulkopuolelle tai hotelli lopettaa toimintansa (”Päättymispäivä”), päättyy tämä sopimus hotellin osalta Päättymispäivänä ja samanaikaisesti kaikki sopimusvelvoitteet lakkaavat hotellin osalta. Edellä mainitussa tapauksessa, hotelli pyrkii tarjoamaan vaihtoehtoista, hotellin tasoa vastaavaa hotellia tämän sopimuksen mukaan sovituilla ehdoilla. Hotelli ilmoittaa tilaajalle kirjallisesti asiasta viipymättä.

Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen

Tähän varaukseen sovelletaan Suomen lakia. Tästä varauksesta syntyneet tai siihen liittyvät erimielisyydet sopimusosapuolten välillä ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten keskinäisissä sovintoneuvotteluissa. Sopimuksesta johtuvat riitaisuudet, joita ei saada sopimusosapuolten kesken sovituksi, ratkaistaan varauksen toteuttavan palveluntuottajan tai, jos tilaajan kanssa on solmittu sopimuskaudesta, tilaajan sopimuskumppanin (palveluntuottaja tai sopimuskumppani voi olla SOK, Sokotel Oy tai S-ryhmän alueosuuskauppa) kotipaikan käräjäoikeudessa ensimmäisenä oikeusasteena.