Gruppvillkor

När det gäller evenemang med över 200 deltagare avtalar parterna vid behov separat om annulleringsvillkoren och -kostnaderna.
Deltagare = Person som ingår i mötes- eller restaurangbokningen
Rumsdygn = Antal rumsdygn i hotellbokningen. Om bokningen till exempel omfattar 15 rum för två nätter är antalet rumsdygn totalt 30 (15 rum x 2 nätter).

Annulleringsvillkor
Vid annulleringar uppbärs separata avgifter för inkvartering och restaurangtjänster enligt annulleringsvillkoren Om antalet deltagare eller hotellnätter är högre än det antal som nämnts i den ursprungliga bokningen, har hotellet rätt att tillämpa annulleringsvillkoren i enlighet med de faktiska deltagarna eller nätterna. Hotellet har rätt att debitera fullt pris om kunden anländer senare eller reser iväg tidigare än avtalat, eller om kunden inte anländer alls. Hotellet har rätt att debitera fullt pris för alla på förhand bokade tjänster och produkter. Om det faktiska antalet är större än det bekräftade antalet, faktureras kunden enligt det faktiska antalet. Om det faktiska antalet emellertid är mindre än det bekräftade antalet, faktureras kunden enligt det bekräftade antalet. Detta gäller också underleverantörernas tjänster.

Ändring av bokning
Hotellet har rätt att avboka en bokning eller ändra den i situationer som hotellet inte kan påverka (såsom strejker och lockouter). Ingen ersättning beviljas för skador som uppkommer i sådana situationer. Rätten till ändringar förbehålls.

Betalningsvillkor
Grupper faktureras alltid på gruppfaktura = 1 faktura. Beställaren ansvarar för alla kostnader om inget annat skriftligen avtalas. Fakturan kan betalas med betalkort eller kontant. Om fakturan betalas på plats behöver vi på förhand ett kreditkortsnummer och kortets giltighetsdag för att kunna göra en förhandsauktorisering. Betalning på faktura är möjligt endast om företaget har gällande kreditavtal med hotellägaren (Sokotel Oy eller Regionandelslaget). Vi debiterar gällande faktureringstillägg/faktura. Rätten till ändringar förbehålls. Hotellet kan vid behov fakturera bokningen på förhand antingen helt eller delvis. Om den avtalade förhandsfakturan inte betalas senast på förfallodagen har hotellet rätt att annullera bokningen.

Priser
Om priset på evenemang, konferenser och kongresser avtalas alltid från fall till fall. S-gruppen förbehåller sig rätten till prisändringar, om de baserar sig på lagstiftning eller myndighetsbeslut om ändringar i offentliga avgifter under avtalsperioden. Beställaren meddelas skriftligen separat om detta. Vi förbehåller oss också rätten till prisändringar, om bokningen ändras (datum, bokningens längd, antalet personer, lokaler eller rum). Priserna innehåller inte kommission om inget annat nämns i bekräftelsen.

Beställarens ansvar
Beställaren är skyldig att skydda de hyrda lokalerna och möblerna mot skador. Beställaren ansvarar för alla skador som beställarens utrustning, personal, föredragshållare, artister eller konferensdeltagare förorsakar på fastigheten eller hotellets lösa egendom. Beställaren ansvarar för utrustning och lös egendom som denne tar med sig till hotellet. Beställaren förbinder sig att följa hotellpersonalens anvisningar när det gäller användningen av fastigheten, möbler och utrustning.  Beställaren ansvarar för bokningen i sin helhet.

Specialarrangemang
Om det behövs specialtillstånd, program, orkester, specialdekorationer eller speciell teknisk utrustning för evenemanget, förbinder sig beställaren att svara för kostnaderna för dem.

Fotografering på hotellet
Om ni har för avsikt att ta foton under evenemanget ska ni på förhand be om tillstånd för det av hotellet.

Eventuell renovering av hotellet
Om hotellet avtalar om sanering eller renovering av sina lokaler efter undertecknandet av detta avtal, förbinder sig hotellet att inom en rimlig tid meddela kunden skriftligen om detta. Hotellets sanerings- eller renoveringsprojekt är inte en uppsägningsgrund för avtalet, om inget annat avtalats mellan parterna.