Sopimusruokailut

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Osuuskauppojen Keskuskunta SOK
Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ
Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki
Y-tunnus: 0116323-1

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot

tietosuoja.mara@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Matkailu- ja ravitsemiskaupan sopimusruokailurekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sopimusruokailun laskuttaminen

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Sopimusruokailun laskuttaminen asiakasyrityksen kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun

8. Käsiteltävät henkilötiedot

• Sukunimi, etunimi
• Mahdollinen työnantajatieto tai muu mahdollinen viitetieto

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

• Asiakkaat

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Kerättävät tiedot saadaan sopimuskumppanilta, jonka toimeksiannosta tiedot perustetaan kassajärjestelmään esimerkiksi lounaslaskutuksen toteuttamiseksi

11. Henkilötietojen vastaanottajat 

Tieto rekisteröidyn asioinneista toimitetaan laskutuksen mahdollistamiseksi palvelun tilaajalle.

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa palvelukumppaneille siltä osin kuin nämä osallistuvat teknisten toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

 12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet 

Henkilötietoja ei siirretä kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Henkilötietoja säilytetään sopimuksen keston ajan minkä jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä viimeistään vuoden kuluttua

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Yksittäisten maksutapahtumien tietoja pyydettäessä tarvitaan tieto tapahtumapaikasta ja –ajankohdasta.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Rekisterin tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Sopimusruokailu voidaan toteuttaa vain, mikäli palvelun tilaajan edellyttämät tiedot voidaan perustaa kassajärjestelmiimme..

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin ja tietoihin perustuen esimerkiksi esiinnytään rekisteröidyn nimissä. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.