Kimmel - Kokouksen referenssit: Karjalaisten Naisten Liitto

Tapahtuman nimi ja minkälainen tapahtuma oli?

 

Kalevalaisten Naisten Liiton vuosikokous la 24.9. 2022 klo 9.00 – 15.00 ja Joensuun Kalevalaisten Naisten emännöimä ohjelmallinen illallinen kokouspäivän päätteeksi klo 18.30 – 22.00. Illallinen alkoi Penttilä-salissa klo 19.00.

 

Vuosikokoustilassa oli kahden paikallisen taiteilijan näyttely ja Joensuun Kalevalaisten Naisten tuotemyyntiä. Lisäksi  esillä oli karjalaisia kansanpukuja. Tilaan tuotiin karjalaista henkeä ja ilmapiiriä muutamilla käspaikoilla ja pienellä käspaikkanäyttelyllä.

 

Vuosikokous oli hybridi-muotoinen, johon kolmasosa kokousedustajista osallistui etäyhteydellä. Tekniikka oli Korpipajan luotettavissa käsissä. Vuosikokousväki majoittui Kimmelissä.

 

Mitä tapahtuma piti sisällään, oliko ohjelmaa kuten livemusiikkia tai muuta erikoisohjelmaa?

 

Päivällä oli sääntömääräinen vuosikokous ja illalla vaihdoimme paikalliseen tunnelmaan ja viihdyimme Joensuun Kalevalaisten Naisten ohjelmallisilla illallisilla. Illallisen ohjelmallisessa osuudessa oli tanssi- ja musiikkiesityksiä sekä puheita. Illassa kuultiin myös taiteilijan esittely näyttelystään. 

 

Miten ruokailu toteutettiin ja miten onnistuimme toteutuksessa?

 

Vuosikokous aloitettiin  aamukahveilla kauniisti katetusta noutopöydästä. Tämä oli myös mainio hetki toivottaa kokousvieraat tervetulleiksi Pohjois-Karjalaan. Aamukahvia nautittiin kokoustilan viereisessä aula-tarjoilutilassa baarimuotoisesti seisaaltaan, mikä mahdollisti (meitä joensuulaisia emäntiä)  eri puolilta Suomea tulleiden osallistujien  tervehtimisen ja  heihin tutustumiseen, ja samalla saatoimme itsekin nauttia kupillisen kahvia.

Vuosikokouksen keittolounas sujuvasti linjastolta.

Illallinen noutopöydästä ja ruokajuomat baarista. Illallisen menuta pohdittiin tarkoin etukäteen. Koska tiedossa oli, että seuraavana sunnuntaipäivänä iso joukko osallistujista matkaa Ilomantsiin karjalaisen pitopöydän äärelle, haluttiin taiten rakentaa illan tarjoilu osin Kimmelin herkullisista perusmenuista ja osin karjalaisista mauista. Lopputuloksessa taisimme yhteissuunnittelulla onnistua aika hyvinkin!

Illallisen hintalaatusuhde oli erinomainen ja ruoka maittavaa.

 

Kenen kanssa hoiditte varausta ja miten onnistuimme varausprosessissa?

 

Ensimmäiset keskustelut ja suunnitelmat toteutimme paikallisyhdistyksenä  Kimmelin myyntipäällikön Elina Voitilan kanssa syksyllä 2021.  Konkreettisia järjestelyjä ja varauksia jatkoimme ja hoidimme sitten Jenny Huolmanin  ( tarjouspyyntö ) ja Maria Weselskin (tapahtumatuotanto) kanssa. Ennen Jennya saattoi Kimmelin puolelta olla joku muukin  kysymyksiimme vastaamassa. Mariaan lienemme olleet eniten yhteydessä.  Kävimme Kimmelissä koko joensuulainen järjestelytiimimme elokuulla ja tällöin sekä Maria että Jenny olivat kuuntelemassa toiveitamme.  Palvelu oli pohjoiskarjalaisen mutkatonta ja tuttavallista, ja toiveitamme jatkojalostettiin ammattitaidolla ja uusiakin näkökulmia tarjoten.

 

Miten onnistuimme yleisesti tapahtumanne toteutuksessa?

 

Palvelu oli ystävällistä ja asiantuntevaa, rautaisella ammattitaidolla toteutettua. Kaikkiin toiveisiimme löydettiin ratkaisu. Kokoustilat olivat toimivat ja muuttivat sujuvasti muotoaan hybridikokouksesta juhlavaan illalliseen. Isoilta näytöiltä taaempanakin olevat kokousedustajat pystyivät hyvin seuraamaan kokouksen kulkua ja kuva välittyi etäosallistujille. 

Yksityiskohdat olivat loppuun asti mietittyjä. Ekstrakiitos kokouksen puheenjohtajapöydän huomioimisesta: nenäliinapaketti ja kurkkupastillit!

 

Illallisen pöytäjärjestys, joka pohjautui Joensuun Kalevalaisten Naisten toiveeseen säteittäisesti järjestetyistä 7-8 pitkästä pöydästä ja pitkän ulkoikkunaseinän eteen luontevasti muodostuvasta puoliympyrän muotoisesta esiintymisalasta onnistui erinomaisesti.  Kyllä, tämä oli (meistä joensuulaisistakin) erinomainen ja nerokaskin ratkaisu.  Lopputuloksena oli ilmeeltään viuhkamainen pöytäjärjestys. 

 

Koko päivän onnistumista, henkeä ja ilmapiiriä auttoi se, että KImmelin väki suostui jo heti ensimmäisissä suunnittelupalavereissa toiveeseen kokoustilojen ja Penttiä salin väliseinien avaamisesta. Tästä avarasta  -ja juhlavastakin – tilasta tuli kiitosta myös kokous- ja illallisosallistujilta. 

 

Penttilä-salia avaruudessaan ja isoine lasi-ikkunoineen on kiittäminen moneen taipuvasta tilajärjestelystä. Ohjelmallista illallista elävöittämään saimme myös isot näytöt  ja niihin (Joensuun yhdistyksen) tuottamaa pohjoiskarjalaista kuvastoa.

 

Tilajärjestelyjen ja  sekä kokouspäivän että illallisen yhteydessä Kimmelin kokousemännät pitivät meistä erinomaisesti huolta ja kävivät välillä paikan päällä kysymässäkin mahdollisista avun tarpeistamme tms. 

 

Loppuyhteenveto

 

Lämmin kiitos pohjoiskarjalaisesta sydämellisyydestä ja vieraanvaraisuudesta!

 

Kimmelin kokousväelle ja kokoustoimintakonseptille erityiskiitokset tiivistäen:

 

Onnea ja menestystä jatkoonkin!