14.10.2019

Alexandra - täynnä elämää- Kokouksia V.K.O-tyylillä

Alexandra – täynnä elämää

 

Lokakuisena torstaiaamuna aamukymmenen aikaan Original Sokos Hotel Alexandran kokous- ja lounasravintolassa Franseskassa vallitsee hetkellinen rauhallisuus. Aamiainen on tarjoiltu ja pois korjattu. Keittiön puolelta leijailee houkuttelevia tuoksuja, jotka kertovat kokousvieraiden lounasvalmistelujen olevan hyvällä mallilla. Ensimmäiset lounastajat siirtyvät kokoustiloista aterioimaan tunnin kuluttua.

– Meillä on tänään reilut 130 ruokailijaa. Talossa on meneillään viisi kokousta, joiden osallistujilla on käytössään toistakymmentä kokoustilaa. Koolla on kansainvälisen vientiyrityksen, opetuksen ja koulutusalan sekä maakunnallisen monialayrityksen väkeä, ravintolapäällikkö Minna Ahonen kuvailee.

 

A-, B- ja C-suunnitelma valmiina

Kokousvaraukset Alexandraan asiakkaat tekevät Jyväskylän Sokos Hotellien myyntipalvelun kautta. Myyntineuvottelijat ovat yhdessä asiakkaan kanssa käyneet läpi kaikki tilaisuuden yksityiskohdat, aikataulusta ja osallistujamäärästä ruokailutoiveisiin ja erityistarpeisiin. Pari päivää ennen tilaisuutta joko myyntipalvelun tai hotellin kokouspalvelun suunnalta ollaan vielä yhteydessä asiakkaaseen ja varmistetaan, että kaikki toiveet ja mahdolliset muutokset ovat tiedossa.

– Teemme myyntipalvelun kanssa saumatonta yhteistyötä. Käymme jatkuvasti läpi varauksia ja pyrimme myös mahdollisimman hyvin ennakoimaan tulevaa ja asiakkaan sellaisia tarpeita, joita hän ei itse välttämättä ole huomannut nostaa esille. Olemme läsnä tässä ja nyt, mutta samalla koko ajan hieman asiakkaan edellä.

Minnan mukaan kokouspalvelussa ollaan aina valmiudessa vaihtamaan A-suunnitelma B:ksi, ja C on jo takataskussa valmiina.

– Esimerkiksi kokoustiloja voidaan joutua viime hetkellä vaihtamaan, syystä tai toisesta.

 

Monta rautaa tulessa

Kokousemäntänä pitkään työskennellyt Anne Lamberg ehtii myös hetkeksi istahtamaan kahvikupposen ääreen. Hänen työpäivänsä on alkanut aamuseitsemältä tilausmääräysten läpikäymisellä, kokousaikataulujen tekemisellä, opasteiden jakamisella sekä kokoustiloissa tarjoiltavan aamukahvin keittämisellä ja teen hauduttamisella. Ennen kokousten alkamista Anne on laittanut kabinetteihin tarjoilut esille ja kattanut pöydät, tarkistanut pöytämuodot ja tekniikan toimivuuden sekä varmistanut, että esillä on riittävä määrä kokoustajien tarvitsemia tarvikkeita kynistä alkaen.

Jos kokouksia on päivän aikana paljon, tarvitaan aamuvuoroon kaksi kokousosaajaa, joista toinen opastaa osallistujat hotellin aulasta oikeisiin tiloihin ja kertoo päivän aikataulusta.

– Kokoustilassa vastaanotamme asiakkaat ja katsomme, että kokous lähtee jouhevasti käyntiin. Muutenkin päivän mittaan haluamme olla mahdollisimman paljon läsnä ja helposti tavoitettavissa, Anne kuvailee.

Lounaan aikana on vuorossa välisiivous kokoustiloissa. Anne kerää käytetyt astiat, kattaa iltapäivätarjoilut esille ja taikoo varastoistaan myös pientä yllätystä esille. Iltapäivällä vuorossa on kahvitarjoilun järjestäminen kabinettisiiven kahvitorilla.

– Päivän mittaan askelia kertyy hyvinkin 14 kilometrin verran, kun on yhtä aikaa monta rautaa tulessa, Anne hymyilee.

 

Jopa 400 kokousasiakasta päivässä

Alexandra on Jyväskylän suosituin kokoushotelli, jossa kokoustilat ovat jatkuvassa käytössä. Vain keskikesällä ja joulun tienoilla on hiljaisempaa.

– Loppuvuoden sesonki kestää elo-syyskuulta pikkujoulukauteen saakka. Kiireistä aikaa on myös helmi-toukokuu. Talossa on vilkkaimpaan aikaan 100-400 kokousasiakasta päivittäin, Minna kuvailee.

Alexandran valttikortteja ovat sijainti Jyväskylän keskustassa matkakeskuksen vieressä sekä monipuoliset ja helposti muunneltavat kokoustilat.

– Keskeisimmäksi tekijäksi nostan kuitenkin meidän kokousemäntiemme ja -isännän ammattitaidon. Lupauksemme kokousasiakkaille on V.K.O, eli Voit Keskittyä Olennaiseen. Me huolehdimme kaikesta muusta, Minna ja Anne korostavat.

 

Asiat sujuvat sovitusti

Jyväskylän yliopiston Executive MBA-koulutusohjelman koordinaattori Tiina Nygren vahvistaa V.K.O-ajatuksen toimivan Alexandrassa mainiosti.

– Valitsemme Jyväskylässä koulutuspaikaksi usein Alexandran, jossa fasiliteetit ovat kunnossa. Hotellin sijainti on loistava, ja kokouspalvelu toimii erinomaisen hyvin. Kouluttajat voivat keskittyä kouluttamiseen. Oppimista tukee myös se, että Franseskan lounas on aina hyvä ja ravitseva, Tiina kiittelee.

Hän arvostaa sitäkin, että talossa tunnetaan ja tiedetään asiakkaan tarpeet.

– Tänne on helppo tulla. Lisäksi asiat sujuvat sovitusti ja odotustemme mukaisesti. Yllättäviinkin tarpeisiin reagoidaan viiveettä. Oikeastaan ainut kehitettävä asia on se, että osa kokoustiloista kaipaisi uudistamista. Toki talosta löytyy myös hyvin moderneja ja ajanmukaisia tiloja, vakiasiakas kommentoi.

 

#täynnäelämää
Täynnä elämää -juttusarjassa kerromme sanoin ja kuvin Original Sokos Hotel Alexandran elämästä erilaisista näkökulmista. Vangitsemme hetkiä, kerromme tarinoita ja kurkistamme taustoihin ja tapahtumiin, joita sinä et hotelliasiakkaana välttämättä näe, koe tai huomaa. Alexandra on täynnä elämää, 24 tuntia vuorokaudessa.