Sokos Hotels » Registerbeskrivning

Registerbeskrivning

Registerbeskrivning för konsumentkunder och hanteringen av personuppgifter på Sokos Hotellen.

REGISTERBESKRIVNING
10§ Personuppgiftslagen (523/99)
Uppgjord: 9.12.2002

1. Registeransvarig
Namn: SOK och hotellen och restaurangerna som vid varje tid tillhör kedjan Sokos Hotels
Kontaktuppgifter: SOK, PB 1, 00088 S-GRUPPEN, Finland, tfn +358 10 76 8011

2. Kontaktuppgifter
Minna Korja
Kontaktuppgifter: PB 1, 00088 S-GRUPPEN, Finland

3. Registrets namn
SOK:s och de vid varje tid kedjan Sokos Hotels tillhörande hotellens och restaurangernas kundregister

4. Registers användningsändamål
Registerhållaren hanterar kundernas personuppgifter för följande ändamål:

underhålla och utveckla kundrelationen
hantera reserveringar
betalningsrörelsen, övervakning och indrivning av betalningar
marknadsföra registerhållarens produkter och tjänster
utveckla registerhållarens affärsverksamhet och den därtill anknutna kundtjänsten
göra bordsreserveringar anknutna till kundernas intagande av måltider samt reservera konferensutrymmen
följa upp och analysera uppgifter om kundernas intressen samt deras val och önskemål i anknytning till logi och måltider och utveckla till dessa anknuten kundbetjäning
registrera till stamkundsprogram anknutna funktioner och förmåner
beakta stamkundernas önskemål, utveckla kundbetjäningen samt allokera utbudet
registrera till stamkundsprogram anknutna samarbetsföretags förmåner

Hanteringen av personuppgifter baserar sig på 8 §, 1 mom. 1, 2, 5, 6 personuppgiftslagen.

5. Registrets datainnehåll
Följande uppgifter om kunderna insamlas och sparas:

kunduppgifter: namn, födelsetid, kundnummer, kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer, mobiltelefonnummer samt e-postadress och annan elektronisk adress) för kontaktande, titel eller yrke, språkkod, kön, nationalitet, antalet vuxna och barn som logerats med kunden samt kontaktuppgifterna för fakturering
uppgifterna om kundrespons: uppgifterna om kundtillfredsställelse, kommentarer om registerförarens tjänster och övriga uppgifter som inhämtats med kundens tillstånd
uppgifter om bokningar (t.ex. information om tidigare och kommande reserveringar)
uppgifter anknutna till användningen av tjänster: t.ex. användning av tjänster, information om köp och avbokningar samt uppgift om på vilket hotell eller vilken restaurang kunden har köpt en tjänst
uppgifter anknutna till kundens önskemål och val: t.ex. rummets eller bordets rökfrihet, uppgifter om rummets nivå och om tjänsterna som kunden ville ha
uppgifter om kundens betalningssätt och betalningsbeteende (inklusive uppgifterna om fördröjda betalningar) samt faktureringsuppgifter
kundens medgivande till direktreklam via e-post- eller textmeddelandesystem eller andra automatiska system
lagenliga uppgifter om förbud gällande direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring
uppgift om tillhörighet till registerförarens och företags som ingått avtal med denna stamkunds- och motsvarande system samt uppgifterna som krävs för att erhålla förmåner förbehållna dem som tillhör systemet
uppgifter om stamkundskort (t.ex. kortets nummer och giltighetstid)
kortspecifik information om användningen av registerförarens tjänster (t.ex. övernattningar och köp)
poängen som stamkunden förtjänat och de utbetalda pluspoängen
uppgifter om hobbyer och intressen
andra uppgifter som samlas in med kundens medgivande (t.ex. uppgifter om av kunden angivna handikapp, skador och sjukdomar, som är väsentliga med tanke på verkställandet av den efterfrågade tjänsten)

6. Normala källor av uppgifter
Uppgifterna som gäller kunden fås med tillstånd av kunden av kunden själv (8 § 1 mom. punkt 1 personuppgiftslagen) och via de transaktioner som gäller reservering och köp av de tjänster som stamkunden önskar (8 § 1 mom. punkterna 2 och 5 personuppgiftslagen). Personuppgifter kan också insamlas, sparas och uppdateras från Befolknngscentralens och andra aktörers, som erbjuder adress-, uppdaterings- och andra motsvarande tjänster, register.

7. Normalt utlämnande av uppgifter samt överföring av uppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Kundernas personuppgifter överlåts regelmässigt till SOK Ägarkundstjänsts bonussystem samt till sammanslutningar som har ingått samarbetsavtal med registerföraren.

Kundens personuppgifter överlåts och överförs också utanför det europeiska samarbetsområdet, ifall genomförandet av en logi- eller annan tjänst som kunden har önskat förutsätter det. Överlåtandet och överförandet av uppgifter är baserade på kundens samtycke och uppdrag (23 § punkt 1 och 2 Personuppgiftslagen).

Kundernas personuppgifter överlåts regelmässigt till marknadsföringsregister tillhörande hotell och restauranger som tillhör SOK eller ingår i kedjan Sokos Hotels efter det att sakrelationen mellan registerföraren och kunden har brutits.

8. Principer för skydd av registret

A. Manuellt material
Material i manuellt format förvaras i respektive hotell som ägs av SOK eller ingår i kedjan Sokos Hotels i låsta och övervakade lokaler.

B. Uppgifter lagrade i datasystem
Endast sådan personal vid hotell som ägs av SOK eller ingår i kedjan Sokos Hotels som behöver uppgifter från registret för sina arbetsuppgifter har tillgång till registret. De använder användarnamn och lösenord.

Uppgifterna finns i S-gruppens slutna nät som tekniskt skyddas av en brandmur.

INFORMATION ENLIGT 24 § PERSONUPPGIFTSLAGEN TILL KUNDEN

Registerbeskrivning
Registerbeskrivningen för de av SOK ägda och de i kedjan Sokos Hotels ingående hotellens kundregister finns till påseende i SOK:s lokaler på adress PB 68, 00088 S-GRUPPEN, Finland och på webbplatsen www.sokoshotels.fi. Registerbeskrivningen finns också på alla hotell som ingår i kedjan Sokos Hotels.

Rätt att granska och rätt att korrigera en felaktig uppgift
Kunden har rätt att granska uppgifterna om honom eller henne själv som finns i kundregistret. Kunder som vill utnyttja sin granskningsrätt, ska skicka en egenhändigt undertecknad anhållan om granskning till SOK på den ovan nämnda adressen. Kunden kan också, försedd med en handling som styrker hans identitet, besöka SOK eller respektive i kedjan Sokos Hotels ingående hotell. I anhållan om granskning ska kunden meddela sitt namn, sin adress och sitt telefonnummer. SOK skickar sitt skriftliga svar till kunden inom 30 dagar från det att kunden personligen har besökt SOK eller ett hotell som ingår i kedjan Sokos Hotels eller från det att kundens skriftliga anhållan om granskning har nått SOK eller ett hotell som ingår i kedjan Sokos Hotels.

Om det finns fel i uppgifterna som rör kunden, kan kunden rikta en anhållan om korrigering av felet till SOK eller till respektive i kedjan Sokos Hotels ingående hotell.

Rätt till förbud
Kunden har rätt att förbjuda registerföraren att hantera uppgifter om kunden för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring. Kunden kan verkställa förbudet genom att meddela skriftligt därom till SOK på adress PB 1, 00088 S-GRUPPEN, Finland, och genom att ringa nummer +358 20 1234 600

Kedjan Sokos Hotels
Uppgifter om de hotell och restauranger som vid varje tid ingår i kedjan Sokos Hotels erhålls på telefon +358 20 1234 600 och på kedjan Sokos Hotels webbplats www.sokoshotels.fi

BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER PÅ SOKOS HOTELLEN

Insamling av uppgifter
Personuppgifter insamlas i enlighet med lagen om personuppgifter då kunden reserverar rum, bord eller konferenstjänster per telefon, telefax eller e-post eller via en webbplats.

Rätt att kontrollera och rätt att korrigera en felaktig uppgift
Som vår kund har du rätt att granska uppgifterna om dig själv som finns i vårt kundregister. Om du vill utnyttja din granskningsrätt, ska du skicka en egenhändigt undertecknad anhållan om granskning till adress SOK, Sokos Hotels, Minna Korja, PB 1, 00088 S-GRUPPEN, Finland.

Om det finns fel i dina uppgifter, kan du anhålla att felet korrigeras.

Rätt till förbud
Du har rätt att förbjuda Sokos Hotellen att använda uppgifter om dig för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring. Du kan verkställa förbudet genom att meddela det skriftligt till adress SOK, Sokos Hotels, Minna Korja, PB 1, 00088 S-GRUPPEN, Finland. Du kan också ringa Sokos Hotels Försäljningstjänst, tfn +358 20 1234 600 (må–fr kl. 8–20) och lämna meddelande om förbudet.

Förvaring av uppgifter
Uppgifterna förvaras i S-gruppens skyddade datanät som har isolerats från det allmänna nätet med brandmurar.