Sokos Hotels » Registri kirjeldus

Registri kirjeldus

Kliendiandmete registreerimine ja isikuandmete töötlemine Sokos Hotels hotellides

REGISTRI KIRJELDUS
Soome isikuandmete seadus (Henkilötietolaki) (523/99) § 10
Koostatud: 09.12.2002

1. Registripidaja
 Nimi: SOK ja Sokos Hotels -ketti kuuluvad hotellid ja restoranid
Kontaktandmed: SOK, PL 1, 00088 S-RYHMÄ, Finland, tel. +358 10 76 8011

2. Kontaktisik
 Minna Korja
Kontakt: PL 1, 00088 S-RYHMÄ, Finland

3. Registri nimi
 SOK ja Sokos Hotels -ketti kuuluvate hotellide ja restoranide kliendiregister.

4. Isikuandmete töötlemise eesmärk (registri kasutusotstarve)

Registripidaja kogub ja töötleb klientide isikuandmeid järgmistel eesmärkidel:

  • kliendisuhete haldamine ja arendamine
  • broneeringute korraldamine
  • maksete sooritamine, järelevalve ja võlgade sissenõudmine
  • registripidaja kaupade ja teenuste turundus
  • registripidaja äritegevuse areng ning sellega seonduv klienditeeninduse arendamine
  • klientide toitlustamisega seonduvate broneeringute tegemine ja konverentsiruumide broneerimine
  • klientide huvide ja eelistuste, majutus- ja toitlustusteenuste valikute ja soovide jälgimine, analüüs ja sellest lähtuv klienditeeninduse arendamine
  • püsikliendiprogrammiga seonduvate toimingute ja soodustuste registreerimine
  • püsiklientide soovide arvessevõtmine, klienditeeninduse areng ja pakkumiste suunamine
  • püsikliendiprogrammi kuuluvate partnerettevõtete soodustuste registreerimine


Isikuandmete töötlemine põhineb Soome isikuandmete seaduse (Henkilötietolaki) § 8 lg 1 punktidel 1, 2, 5 ja 6.

5. Registri andmesisu

Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:

Kliendi kohta kogutakse ja salvestatakse järgmisi andmeid:

  • kliendiandmed: nimi, sünniaeg, kliendikood, kontaktandmed (nt telefoninumbrid, e-aadress jm elektroonilised aadressandmed) kontaktide tarbeks, amet/elukutse, keelekood, sugu, kodakondsus, koos kliendiga ööbinud täiskasvanute ja laste arv ning arve kontaktandmed
  • klienditagasisisde andmed: klientide rahuloluandmed, kommentaarid registripidaja teenustele jm kliendi nõusolekul kogutud andmed
  • broneeringuandmed (nt andmed varasematest broneeringutest ja tulevastest broneeringutest)
  • teenuste kasutamisega seotud andmed: nt teenuste kasutamise, ostmise ja tühistamise andmed ning info, missugusest hotellist või restoranist klient on teenuseid ostnud
  • kliendi soovide ja valikutega seonduvad andmed: nt mittesuitsetaja tuba/laud, toa klass, tellitud lisateenused
  • kliendi eelistatav makseviis, maksekäitumine (k.a maksete viiteandmed) ning arveldusandmed
  • kliendi nõusolek e-posti, tekstsõnumite jm süsteemide kaudu teostatava otseturundusega
  • seadusjärgsed otsereklaami-, kaugmüügi- jm otseturundusaktsioonide keelamise andmed
  • andmed kuulumise kohta registripidaja ning tema lepinguliste koostööpartnerite püsikliendi- vms süsteemidesse ning süsteemis ettenähtud soodustuste saamiseks vajalikud andmed
  • püsikliendikaardi andmed (nt kaardi number, kehtivusaeg)
  • andmed registripidaja teenuste kasutamise kohta kaartide lõikes (nt ööbimised ja ostud)
  • püsikliendi poolt kogutud punktid ja makstud plusspunktid
  • andmed hobide ja huvide kohta
  • muud kliendi nõusolekul kogutavad andmed (nt kliendi teatatud andmed invaliidsuse, liikumispuude ja haiguste kohta, mis on vajalikud talle teenuse osutamiseks)

6. Seadusjärgsed andmeallikad
 Klienti puudutavad andmed saadakse kliendi nõusolekul temalt endalt (isikuandmete seaduse § 8 lg 1 punkt 1) ning tema poolt soovitud teenuste broneerimise ja ostmise käigus (isikuandmete seaduse § 8 lg 1 punktid 2 ja 5). Isikuandmeid saab koguda, salvestada ja värskendada ka Soome rahvastikuregistrist (Väestörekisterikeskus) jm aadressi-, andmeside- jms teenust pakkuvate registripidajate registritest.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Klientide isikuandmeid antakse reeglipäraselt SOK tarbijaühistu liikmete boonussüsteemile ning registripidajaga lepingulist koostööd tegevatele ühingutele. Klientide isikuandmeid antakse ja edastatakse väljapoole Euroopa majandusruumi juhul, kui kliendi soovitud majutus- või muu teenuse osutamine seda eeldab. Andmete andmine ja edastamine toimub kliendi nõusolekul ja korraldusel (isikuandmete seaduse  § 23 punktid 1 ja 2). Klientide isikuandmed edastatakse reeglipäraselt  SOK ja Sokos Hotels -ketti kuuluvate hotellide ja restoranide turundusregistritesse pärast seda, kui registripidaja ja kliendi vaheline  ajaajamine on katkenud.

8. Registri andmesisu kaitse põhimõtted

A. Käsikirjalised materjalid
Käsikirjalisi materjale hoitakse SOK-i ja Sokos Hotels ketti kuuluvate hotellide ametiruumides, mis on lukustatud ja valve all.

B. Elektroonilistele infokandjatele salvestatud andmed
Registri kasutajaõigused on ainult neil SOK ja Sokos Hotels -keti hotellide teenistuses olevatel isikutel, kes vajavad registri andmeid oma tööülesannete täitmiseks. Neil on registrisse pääsemiseks individuaalsed kasutajatunnused ja salasõnad.

Andmed paiknevad S-grupi kinnises võrgus, mis on tehniliselt kaitstud tulemüüriga.

SOOME ISIKUANDMETE SEADUSE § 24 ALUSEL ANTAV INFORMATSIOON KLIENTIDELE

Registrikirjeldus
 SOK ja Sokos Hotels -keti hotellide kliendiregistri kirjeldusega on võimalik tutvuda SOK aadressil PL 1, 00088 S-RYHMÄ, Finland ja kodulehel www.sokoshotels.fi. Registri kirjeldus on kättesaadav ka kõigis Sokos Hotels -keti hotellides.

Andmete kontrollimise ja ebaõigete andmete parandamise õigus
 Kliendil on õigus kontrollida tema kohta kliendiregistrisse kantud andmeid. Kui klient soovib kasutada oma kontrollimisõigust, tuleb tal saata omakäeliselt allkirjastatud kontrollimistaotlus SOK-ile ülalpool näidatud aadressil. Klient võib ka isiklikult minna SOK-i või mõnda Sokos Hotels -keti hotelli, kaasas isikut tõendav dokument. Kontrollimistaotlusel tuleb näidata isiku nimi, aadress ja telefoninumber. SOK saadab kirjaliku vastuse kliendile 30 päeva jooksul pärast seda, kui klient on käinud isiklikult SOK-is või Sokos Hotels -keti hotellis või kui kliendi kirjalik kontrollimistaotlus on saabunud SOK-i või Sokos Hotels -keti hotellile.

Kui kliendi andmetes on vigu, võib klient esitada SOK-ile või vastavale Sokos Hotels -keti hotellile taotluse vea parandamiseks.

Keelamisõigus
 Kliendil on õigus keelata registripidajal kasutada tema isikuandmeid otsereklaami-, kaugmüügi- vm otseturunduseesmärkidel.
Klient võib oma vastavast keelust teatada kirjalikult SOK-ile aadressil PL 1, 00088 S-RYHMÄ, Finland või helistada numbril +358 20 1234 600.

Sokos Hotels-kett
 Andmeid Sokos Hotels -keti hotellide ja restoranide kohta on võimalik saada telefoninumbrilt +358 20 1234 600 ja Sokos Hotels -keti kodulehelt aadressil www.sokoshotels.fi

ISIKUANDMETE KOGUMINE JA TÖÖTLEMINE SOKOS HOTELS -KETIS

Andmete kogumine
Isikuandmete kogumine toimub Soome isikuandmete seadust järgides kliendi poolt tehtava majutus-, toitlustus- või konverentsiteenuse broneerimise käigus telefoni, faksi või e-posti teel või veebilehelt.

Kontrollimis- ja veaparandusõigus
Meie klientidel on õigus kontrollida oma kliendiregistri andmeid. Kui soovite kasutada oma kontrollimisõigust, saatke allkirjastatud kontrollimistaotlus aadressile SOK, Sokos Hotels, Minna Korja, PL 1, 00088 S-RYHMÄ, Finland.
Kui Teie andmetes on vigu, võite esitada taotluse vigade parandamiseks.

Keelamisõigus
Kliendil on õigus keelata Sokos Hotels'il kasutada tema isikuandmeid otsereklaami-, kaugmüügi- vm otseturunduseesmärkidel. Oma vastavast keelust võib klient teatada kirjalikult aadressil: SOK, Sokos Hotels, Minna Korja, PL 1, 00088 S-RYHMÄ, Finland. Samuti võib oma keelust teatada telefonitsi Sokos Hotels Müügiteenindusse, tel. +358 20 1234 600 (E-R kl 8-20).

Andmete säilitamine
Andmeid säilitatakse S-grupi kinnises arvutivõrgus, mis on avalikust võrgust eraldatud tulemüüriga.